Definendo l’organizzazione aziendale non si fa riferimento unicamente al lavoro che caratterizza l’attività di un’azienda. Si sottintendono i collegamenti che sono presenti e che devono instaurarsi tra le varie funzioni. L’organizzazione trova chiara esplicitazione nell’organigramma, ovvero in uno schema che è capace di indicare le “responsabilità di chi fa che cosa“.

Possiamo dire che all’organizzazione aziendale spetta il compito di far lavorare in sintonia e in sinergia le diverse funzioni e i processi, affinché possano:

• Operare in maniera razionale e produttiva, dando forma all’impresa.

La struttura organizzativa rappresenta la struttura dell’azienda e può determinare il successo o l’insuccesso del business.

Cos’è l’organizzazione aziendale

L’organizzazione aziendale prevede tutti quelle fasi atte a favorire l’individuazione degli strumenti più adeguati per poter raggiungere gli obiettivi d’impresa:

• Stabilisce i tempi e le modalità di svolgimento delle varie attività.
• Affida responsabilità e mansioni alle persone.

Tutto questo è realizzabile tramite la gestione del cambiamento organizzativo e l’applicazione di modelli tra loro diversi che devono trovare applicazione nell’azienda.

Organizzare non significa vincolare. L’organizzazione deve essere dinamica per raggiungere obiettivi aziendali pur rappresentando una guida che è importante seguire in base:

• Al contesto operativo.
• Agli obiettivi.
• Ai vari momenti della vita d’impresa.

I vari processi tecnici e sociali che si sviluppano all’interno di una realtà imprenditoriale si intrecciano tra loro, coinvolgendo:

• Risorse umane.
• Tecnologie.
• Impianti.
• Strumenti.
• Know-how.

Aal fine di stabilire delle gerarchie di responsabilità, compiti e cariche.

A cosa serve l’organizzazione aziendale

Nella sua complessità, l’organizzazione aziendale per gestire un’azienda risulta una variabile determinante. Ci sono aspetti che influenzano la struttura aziendale ma che magari non sono così lampanti sebbene vadano presi in considerazione.

Ciascuna impresa si compone di elementi tra loro complementari che sviluppano relazioni interne che possono influenzare il lavoro di altri. Il controllo qualità, ad esempio, dipende dalla produzione, la quale dipende a sua volta dalla pianificazione e dell’approvvigionamento materie prime.

Lavorare in un contesto operativo organizzato con ruoli precisi, permette di:

• Agire meglio.
• Aumentare la produttività del personale di ciascun reparto.
• Contribuire in maniera determinante al raggiungimento degli obiettivi fissati dal management.

L’organizzazione aziendale deve essere chiara e tutti devono avere le medesime informazioni. Per questo è fondamentale esporre l’organigramma aziendale in modo che vengano individuate senza possibilità di errore le diverse responsabilità e funzioni.

L’organizzazione di un’azienda serve per:

• Valorizzare le risorse interne.
• L’esperienza.
• La creatività.
• Le competenze.
• Il know-how del personale aziendale.

Al tempo stesso anche il prodotto subisce un incremento di valore da far percepire ai proprio clienti.

Ecco spiegato perché si dice, a ragione, che a qualsiasi livello gerarchico ogni lavorante dovrebbe avere un mansionario aziendale da utilizzare come:

• Protocollo guida per lo svolgimento del proprio operato.

Come si fa l’organizzazione aziendale: i modelli organizzativi

Fare organizzazione aziendale prevede in primo luogo la formulazione dell’organigramma, operazione non semplice che presuppone la conoscenza delle risorse umane disponibili in azienda e dei processi attuati dall’impresa.

Esistono quattro modelli organizzativi che a seconda dei casi possono risultare più o meno funzionali all’impresa, a seconda di queste opzioni:

• Tipo di business.
• Funzioni presenti.
• Manager.
• Mercati di riferimento.
• Divisioni di prodotto.

Premettendo che per fare organizzazione aziendale serve versatilità e dinamismo, ecco i principali modelli che possono rappresentare un’ottima base di riferimento.

Modello gerarchico

Prevede una distinzione marcata tra management (direzione) e le altre funzioni operative. In questo caso le decisioni importanti vengono assunte da pochi elementi che hanno il potere per farlo.

Sono ancora molte in Italia le aziende che vivono l’organizzazione con questo modello. Non sempre è funzionale all’attività e allo sviluppo del business, specialmente se l’azienda mira a crescere. In compenso l’organigramma è molto semplice e snello.

Modello funzionale

E’ un modello più attuale che prevede una divisione di compiti e responsabilità sulla base delle attività svolte internamente. I rapporti con la direzione sono tenuti da una funzione che si interpone tra i vari livelli, senza potere decisionale, ma con il compito di:

• Controllare che al di sotto tutto venga svolto secondo le indicazioni ricevute.

Ci saranno le funzioni:

• Acquisti.
• Produzione.
• Commerciale.
• Qualità.
• Magazzino.
• Logistica.
• Ecc…

Vi sarà quindi un:

• Direttore del personale.
• Direttore vendite.
• Direzione commerciale.
• Responsabile di produzione.
• Altre figure di pari livello che riferiranno direttamente al management.

Modello divisionale

E’ un modo di fare organizzazione interessante e valido per chi opera in settori differenti con processi diversi, orientati magari su più mercati o più target di clientela.

E’ come se all’interno di ciascun settore vi sia un organigramma di tipo funzionale. Questa suddivisione genera una burocrazia interna abbastanza lunga, ma è anche un modo per delegare e frazionare le responsabilità qualora si tratti di aziende di un certo calibro.

Un esempio sono quelle imprese che possiedono diversi brand o che lavorano prodotti destinati a mercati distinti, come l’azienda X che vanta la divisione:

• Automotive.
• Mediacal.
• Chemical.
• Electronic.

Dal punto di vista organizzativo è come avere tante piccole aziende all’interno di una realtà più grande che ne è responsabile.

Modello a matrice

Se cerchi una forma moderna ed evoluta dell’organizzazione aziendale, il modello a matrice potrebbe suggerirti alcune indicazioni pratiche e valide. Funziona molto bene se sei a capo di una grande impresa che appare piuttosto complessa da gestire.

Si ha dunque un intreccio di responsabilità che vengono suddivise in più livelli gerarchici senza però perdere il riferimento principale. A differenza dei modelli precedenti, in questo le mansioni coordinative sono più spiccate e richieste.

Vantaggi di una forte organizzazione aziendale

Ciascun modello di organizzazione aziendale tra quelli descritti in precedenza riesce a generare importanti vantaggi alle persone ma anche all’impresa stessa e i benefici di un’organizzazione accurata sono tangibili.

Innanzitutto è possibile operare con maggiore efficienza interna e sui mercati di riferimento, risultando più semplice anche il recupero delle informazioni sul mercato. Questo aspetto risulta fondamentale per moltissime imprese di oggi che riescono a proporre al cliente proprio ciò di cui lui ha bisogno.

Specialmente in alcuni modelli come quello divisionale è bene:

• Stimolare un team competitivo ad una competizione interna che orienta il personale ad essere più produttivo.
• Implementare un miglioramento continuo spingendo verso l’alto il livello generale dell’azienda e delle vendite.

Lavorare in una realtà con una struttura più organizzata, un business coach favorisce la formazione di nuove figure professionali che trovano pplicazione in campi semi sconosciuti.

Così facendo, i percorsi formativi e lo sviluppo di nuovi progetti fanno in modo che l’azienda possa acquisire nuovi lavori e diversificare le proprie attività, frazionando il rischio.

• Coordinamento della funzioni.
• Fluidità dei processi.
• Specializzazione delle hard skill e soft skill delle persone.
• Ottimizzazione delle risorse.

Sono tutti benefit che derivano da un percorso di business coaching e ad un’ottima organizzazione. Riduce anche i tempi di applicazione degli interventi correttivi in caso di:

• Mutamenti di scenario.
• Strategie da modificare in corsa.

Quando fare organizzazione aziendale

Forse ti stupirai quando scoprirai che fare organizzazione aziendale dovrebbe essere un processo per tutte le imprese, anche quella di carattere familiare. Non importa se sei grande o piccolo, se operi in Lombardia oppure in tutta Europa, se vendi un solo prodotto oppure una serie più completa e ampia. Il lavoro organizzato e l’identificazione precisa dei ruoli genera benefici a prescindere dal contesto operativo.

Poi c’è chi può trarre vantaggi in misura maggiore, ma tutti potranno usufruirne. Quando serve ottimizzare le risorse, fare chiarezza sui ruoli. Quando si intraprendono nuovi obiettivi strategici o quando si entra in crisi oppure in un processo di sviluppo e crescita, allora l’organizzazione aziendale diviene praticamente obbligatoria:

• Richiede un organigramma esplicito di cui è impossibile farne a meno.

Questo avviene in quanto tale strumento funge da guida non solo per l’immediato, ma anche per il futuro.