Il mansionario aziendale è uno strumento essenziale per le imprese in quanto serve a definire l’organizzazione interna della stessa.
Il possesso delle competenze è uno dei requisiti fondamentali di cui devono essere dotate le figure che prestano la loro attività all’interno dell’azienda e con il mansionario si fornisce loro una descrizione corretta e trasparente dei ruoli che devono svolgere in modo da raggiungere gli obiettivi non solo in tempi rapidi e soprattutto con risultati più che positivi.
In questa guida vi spiegheremo nel dettaglio che cos’è un mansionario aziendale, a cose serve, come si predispone e come vengono definite le mansioni di chi collabora all’interno dell’azienda.
Cos’è un mansionario aziendale
Il mansionario aziendale è lo strumento ideale per delineare in maniera corretta e trasparente i compiti e le competenze affidate ad un lavoratore o collaboratore dell’azienda.
Stabilire le mansioni in capo ad ogni singolo lavoratore consente, infatti, di portare avanti l’attività aziendale in modo sicuro e lineare, senza intoppi o imprevisti, ma per far sì che tale strumento abbia una utilità effettiva, dovrà essere redatto in modo completo, preciso oltre che dettagliato, senza lasciare spazio a dubbi o a plurime interpretazioni.
Dunque, la definizione delle competenze deve essere chiara in riferimento ad ogni figura operante all’interno dell’impresa, quindi per gli operai, come per i dirigenti e i per i quadri; ognuno deve avere ben presente il ruolo che riveste all’interno dell’azienda e avere la possibilità di svolgere la propria funzione limitatamente alle proprie competenze, senza che emergano delle ambiguità.
Il mansionario aziendale, oltre a delineare l’attività che ogni lavoratore deve portare a compimento, consente di mantenere costantemente aggiornati i dipendenti, i quali vengono inseriti all’interno di corsi di formazione, sia inerenti la mansione da loro svolta, sia per quanto riguarda gli aspetti relativi alla sicurezza sul lavoro, senza trascurare il fatto che tutto il personale si sentirà maggiormente responsabilizzato, in quanto gli obiettivi da portare a termine risulteranno sempre chiari e trasparenti.
Ma non è tutto.
Nel caso in cui si renda necessaria la sostituzione, temporanea o definitiva, di un lavoratore, con tale strumento si avrà ben chiara la posizione che dovrà essere rivestita dal nuovo assunto, evitando il blocco dell’attività o eventuali ritardi inerenti la formazione della figura appena entrata a far parte dello staff.
Chiarezza e trasparenza consentiranno al lavoratore di avere un’idea piuttosto chiara del ruolo che andranno a ricoprire, in tal modo non ci sarà spazio per le incomprensioni circa l’operato da svolgere.
A cosa serve mansionario aziendale
Il mansionario aziendale serve a descrivere e definire le mansioni attribuite individualmente ad ogni lavoratore e, per tale ragione, deve essere predisposto in maniera chiara, trasparente e oggettiva.
Con questo atto di andrà a formalizzare le attività che i dipendenti e i collaboratori devono svolgere, riducendo in tal modo le decisioni autonome di ciascuno di essi e limitando le incomprensioni che comportano la variabilità dei comportamenti che vengono assunti durante il loro operato.
Pertanto, con tale strumento oltre ad avere una gestione organizzativa dell’azienda, si potrà standardizzare le mansioni e creare un team di lavoro che ben definisca la struttura dell’impresa.
Ciò significa che oltre a delineare in maniera netta le funzioni dei singoli collaboratori, consentirà all’ufficio delle risorse umane di gestire al meglio i lavoratori e intraprendere nuove assunzioni in caso di assenza di personale.
Se volessimo schematizzare le funzioni del massimario potremmo utilizzare il seguente elenco:
- Consente di individuare il lavoratore preposto a quella data mansione.
- Fornisce dei parametri di valutazione dell’operato di ogni singolo dipendente.
- Permette di predisporre dei piani formativi che consentano l’aggiornamento dei lavoratori alle eventuali nuove procedure aziendali, individuando i soggetti maggiormente coinvolti.
- Aiuta a selezionare in maniera oggettiva il personale.
- E’ fondamentale per individuare le carenze organizzative.
Come si fa mansionario aziendale
Una corretta gestione aziendale è sinonimo di ottima organizzazione e non può che comportare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Ma per far sì che la gestione aziendale funzioni perfettamente occorre predisporre il mansionario aziendale, in cui andranno illustrati i ruoli e le competenze di ciascun dipendente.
Per la redazione del mansionario aziendale occorre prima di tutto conoscere in maniera approfondita le necessità dell’azienda e gli obiettivi che si intendono raggiungere e attraverso quali strategie.
Per mansionario aziendale non deve intendersi una mera indicazione di massima delle competenze di coloro che prestano la loro attività all’interno dell’azienda, ma anche gli eventuali miglioramenti o cambiamenti che si intendono apportare all’organizzazione dell’impresa e nemmeno dovranno essere descritti i dettagli di ogni singola posizione.
Le competenze dei lavoratori dovranno essere illustrate nel suo complesso, riportando all’interno del mansionario aziendale tutti i dati e le indicazioni inerenti l’area di competenza di ciascun dipendente, come il settore in cui è impiegato e le figure cui questi deve fare riferimento durante lo svolgimento dell’attività lavorativa, ma anche gli eventuali subalterni, insomma tutte quelle informazioni che possono consentire di tracciare efficacemente non solo il suo ruolo ma anche le eventuali interazioni abituali con altri dipendenti dell’azienda o figure esterne ad essa.
Dopo aver approntato il profilo del lavoratore dovrà proseguirsi con l’inserimento delle responsabilità e delle funzioni in capo allo stesso.
Successivamente andrà compilata una sezione relativa al percorso formativo del lavoratore, con i suoi titoli di studio, i corsi di formazione svolti, la precedente esperienza lavorativa e la formazione obbligatoria allo stesso impartita.
Il mansionario si rivelerà uno strumento indispensabile in caso di nuove assunzioni, poiché consentirà di avere una panoramica ben precisa della posizione da ricoprire con individuazione della persona da inserire all’interno, la quale dovrà essere dotata di quelle specifiche competenze richieste dalla tipologia di mansione.
In tal modo si potrà avere sempre sotto controllo la situazione dei dipendenti e dei settori aziendali, oltre a poter verificare, in caso di necessità, le performance di tutti i lavoratori, in modo da poter migliorare, in caso di margine, le aree di lavoro dell’azienda.
Occorre però sapere che la non corretta redazione dei mansionari aziendali non consente di avere una visione reale della situazione organizzativa interna all’azienda e ciò non consente di comprendere da quale ambito provengano le criticità cui è affetta l’impresa.
Capita, soprattutto nelle piccole aziende, che tale strumento non venga redatto o che venga improntato in maniera superficiale, con conseguente inefficacia del sistema.
Il mansionario aziendale è un sistema di controllo che andrebbe applicato persino all’interno di quelle aziende in cui operano un numero ristretto di lavoratori, in quanto appare utile al fine di verificare non solo la corretta esecuzione dell’attività da parte del dipendente, ma per comprendere se vi siano margini di miglioramento che possano portare ad ottenere risultati maggiori in tempi brevi.
Come definire le mansioni
I ruoli e le mansioni dei collaboratori e dei dipendenti cambiano in base all’attività svolta dall’impresa che intende redigere il mansionario aziendale.
Ma vi sono dei punti in comune che possono essere applicati all’interno di ogni azienda, come le competenze e le attitudini richieste al lavoratore per poter svolgere in maniera puntuale e corretta la mansione a lui assegnata, senza trascurare le sue caratteristiche caratteriali.
Infatti, un lavoratore, pur avendo ottime referenze potrebbe non essere adatto al lavoro di squadra, a causa di aspetti caratteriali non compatibili con il ruolo che dovrebbe ricoprire.
Quindi, una volta individuata la risorsa da assumere e da inserire nel team, l’azienda dovrà indicare all’interno del mansionario i suoi doveri e responsabilità, le principali funzioni e le competenze necessarie allo svolgimento dei compiti affidati.
