Hai avviato la tua azienda sviluppando un’idea, impiegando un capitale adeguato all’impresa e assumendo collaboratori motivati… eppure l’attività continua a produrre risultati sotto le aspettative.

Il motivo più plausibile? La mancanza di una struttura organizzativa chiara e definita.

Ogni impresa, infatti, deve avere punti di riferimento certi ed essere dotata di una gerarchia di competenze, perché si sappia chi ricopre i ruoli di responsabilità e chi, invece, quelli operativi.

In sostanza, si tratta di individuare il modello di organizzazione più idoneo alla tua azienda, ovvero quello in grado di realizzare un sistema gestionale adeguato alla tua attività d’impresa.

Cos’è una struttura organizzativa

Già l’etimologia del termine suggerisce un concetto che qualifica un assetto predefinito, il cui scopo è quello di organizzare la divisione interna del lavoro, sulla base degli obiettivi individuali.

La struttura organizzativa di un’azienda, infatti, segue un metodo e crea una linea guida per lo svolgimento delle procedure standard, definendo in maniera chiara:

• Chi esercita l’autorità e detiene il ruolo di responsabile.
• Quanti e quali sono i posti di lavoro e i relativi reparti.
• Come funziona il flusso verticale di comandi, comunicazioni e informazioni.
• Come si combinano tra loro le diverse posizioni lavorative e come interagiscono.

Se la tua azienda non possiede questo quadro di massima, è probabile che le dinamiche che si sviluppano al suo interno -e verso l’esterno- non siano abbastanza coordinate e, quindi, si rivelino poco efficienti.

Pertanto, sulla base del genere di attività d’impresa, bisogna elaborare un’organizzazione che, visivamente, viene rappresentata attraverso un organigramma: nella gestione tradizionale delle aziende, l’organizzazione dei ruoli si sviluppa in maniera verticale, mentre quella delle competenze (con riferimento alla definizione dei processi di business), si sviluppa in linea orizzontale, da sinistra a destra.

Fuori dagli schemi puramente teorici, tutto ciò significa che nella tua azienda bisognerà stabilire chi impartisce le direttive, quali sono le gerarchie e, lateralmente, cosa produce, chi è delegato alla produzione e quali risultati si perseguono.
Il che significa stabilire anche “quando, dove e come” svolgere l’attività aziendale.

Perché è importante una struttura organizzativa

Qualsiasi azienda, anche la più piccola, ha bisogno di un sistema di organizzazione strutturale: la definizione dei ruoli e delle competenze, infatti, permette di individuare le modalità di funzionamento dell’impresa e di focalizzare l’attenzione sulla crescita e sugli obiettivi da raggiungere.

Viceversa, in mancanza di una struttura organizzativa adeguata, si verifica una confusione di ruoli che crea conflitti e, nel lungo periodo, frena lo sviluppo dell’azienda, rendendola poco efficiente.

Creando un assetto certo e definito, invece, tutte le posizioni e le relative competenze risultano comprensibili: questa chiarezza agevola i rapporti tra i dipendenti, aumentando la produttività e la soddisfazione sul lavoro, riduce i costi di organizzazione e favorisce i rapporti con l’esterno e con la clientela.

In via del tutto intuitiva, una piccola/media impresa non necessita di un organigramma particolarmente complesso, come può essere, per esempio, quello di una multinazionale.

Tuttavia, pur trattandosi di una piccola realtà, avrà comunque bisogno di un’organizzazione aziendale gerarchica precisa e solida, commisurata al volume d’affari e alle risorse umane disponibili.

Ne risulterà, in prima battuta, un’ottimizzazione della funzionalità imprenditoriale e, di conseguenza, si creerà un percorso agevolato verso il raggiungimento degli obiettivi.

Come si crea una struttura organizzativa

È chiaro, a questo punto, che l’esistenza di una organizzazione ben definita sia un’esigenza imprescindibile per ogni azienda: la maggiore difficoltà consiste nell’individuare quella più funzionale alla specifica attività lavorativa svolta e questo processo di realizzazione non può che partire da un’accurata progettazione dell’organigramma.

Conoscere le partizioni che compongono un organigramma può aiutarti a crearlo in modo accessibile, completo e idoneo per la tua azienda.
Sostanzialmente, un organigramma include elementi:

Strutturali

Comprendono le unità d’azione delegate allo svolgimento dei diversi compiti (direttivi e di supporto), ma anche i servizi istituiti su base temporanea per l’elaborazione e la gestione di progetti particolarmente complessi (team e comitati).

Relazionali

Riguardanti la coordinazione degli elementi strutturali.

Sistematici

Elementi grafici delegati a illustrare visivamente le linee di trasmissione dei poteri, la suddivisione dei compiti e i collegamenti tra le persone che operano nell’azienda.

Una volta costruito l’organigramma, potrai procedere definendo il piano organizzativo, suddividendo i compiti, identificando gli obiettivi e individuando eventuali attività accessorie a quelle principali.

Quindi, passerai all’assegnazione dei lavori, ripartendo i compiti sulla base delle diverse posizioni e competenze: in questa fase è fondamentale utilizzare al meglio tutte le risorse umane disponibili, garantendo una collaborazione incrociata che si svolga in maniera fluida e senza intoppi.

Vantaggi di una struttura organizzativa

La gestione di un’impresa non è un’attività da sottovalutare, specialmente quando l’azienda raggiunge dimensioni importanti e i componenti dell’organigramma si rivelano essenziali a determinarne l’efficienza.

Una “catena di comando” rappresenta la base della struttura organizzativa aziendale ed è costituita da una linea ideale di autorità, che collega senza soluzione di continuità il top management a tutti i dipendenti di qualsiasi livello.

Questo collegamento permette un margine di controllo delle attività che è tanto più ampio quanto maggiore è il volume delle risorse umane disponibili: è ovvio che se hai pochi dipendenti, ti sarà più facile relazionarti personalmente con loro, mentre se l’azienda include una forza lavoro molto ampia, è opportuno operare attraverso un’organizzazione decentrata.

La creazione di un organigramma permette anche la realizzazione di progetti comuni, delegati a raggruppamenti di lavoratori che possono comunque interagire tra loro.

Il concetto di libera collaborazione, infatti, supera quello di rigida autonomia delle competenze e promuove la scelta di suddividere i compiti anche in base alla specializzazione dei singoli dipendenti.

In tutto ciò, il principale vantaggio di lavorare all’interno di un’azienda dotata di una ben definita struttura organizzativa, consiste nell’opportunità per i lavoratori di far valere e utilizzare al meglio le proprie “skills”, attivando la determinazione necessaria al conseguimento degli obiettivi assegnati, senza che sia necessaria un’attività di controllo diretta e continua da parte degli organi direzionali.

Esempio di una struttura organizzativa

Gli archetipi strutturali dell’organizzazione aziendale, messi in pratica più di frequente, si possono classificare in tre grandi categorie:

Funzionale

La forma più antica e anche la più diffusa di struttura organizzativa, che separa nettamente le competenze sulla base delle funzioni di lavoro.

In questo caso, per esempio, tutti i soggetti preposti al marketing sono riuniti in un unico reparto, così come tutti i responsabili delle risorse umane operano all’interno dell’unico “settore HR”.

Divisionale

Tipica delle aziende in crescita, è una forma di organizzazione che “distribuisce” le aree di lavoro sulla base di criteri oggettivi, come il target di mercato, le zone di vendita o la natura e la qualità dei prodotti e dei servizi.

Le “divisioni” sono, in pratica, vere e proprie aree territorialmente e funzionalmente distinte, in cui ogni team lavora in modo strategico e coordinato;

A matrice

Adottata in via principale dalle grandi aziende, presenta i vantaggi dei modelli precedenti, elaborandoli e combinandoli in una organizzazione nella quale i reparti e le posizioni sono inizialmente indipendenti, le relazioni sono illustrate secondo linee verticali e orizzontali e sussistono due distinti referenti, il manager di produzione e il responsabile di reparto.

Si tratta di una struttura organizzativa complessa e molto articolata proprio a causa delle numerose interazioni: questa peculiarità spinge molte aziende ad adottare l’organigramma a matrice avendo come referente un’autorità unica, secondo un criterio funzionale di tipo verticale, senza linee orizzontali di definizione.

Non sono poche le aziende che, comunque, preferiscono ricorrere a modelli ibridi, che mutuano le diverse caratteristiche di ogni struttura organizzativa per crearne una “ad hoc” che risponda alle reali esigenze di attività dell’impresa.

Creare un modello di organigramma che sia ispirato dalla valorizzazione delle specializzazioni, senza limitarne rigidamente l’ambito di operatività, permette ai collaboratori di lavorare in sinergia, evitando in tempo reale le ridondanze della medesima attività.

Questo genere di struttura prende spunto dagli elementi costitutivi del modello funzionale, ma è privo delle “barriere” tipiche di quella categoria: per questo, favorisce il potenziale innovativo dell’attività d’impresa e l’improvement dei collaboratori dell’azienda, che scambiano e condividono le proprie conoscenze, motivandosi anche a migliorarle.