Voler essere più produttivi è importante perché viviamo in una società sempre più veloce e dinamica in cui il diktat universale sembra essere di fare di più nel minor tempo possibile.

Sebbene teoricamente si lavori meno ore rispetto a decenni fa, è diffusa la sensazione, spesso opprimente, di avere meno tempo per se stessi e per fare le cose che devono essere fatte necessariamente.

Presi dalla vita quotidiana, sovraccarica di impegni e in cui si accumulano compiti da svolgere, ci si può sentire sopraffatti e stressati. Da qui il desiderio e il bisogno quasi fisico di ridurre le tensioni aumentando la propria produttività.

Ma cosa si intende per produttività? La capacità quasi robotica di concatenare i compiti, ora dopo ora, una questione di disciplina, la velocità con cui si lavora?

La vera produttività è, in realtà, la capacità di operare ad alte prestazioni in un breve lasso di tempo.

Perché è importante essere produttivi

Essere più produttivi ha i suoi vantaggi. Consente, infatti, di ottimizzare le risorse che abbiamo a disposizione con la conseguenza di essere in grado di fare le stesse cose in meno tempo oppure di fare più cose nel tempo dato. Essere più produttivi può significare, addirittura, fare molto di più in meno tempo: l’optimum!

Risparmiare tempo attraverso il time management facendo tutto meglio e più velocemente, consente di adottare ritmi più lenti e naturali e di avere la possibilità di dedicarsi alle proprie attività preferite, ai propri cari e alla cura di se stessi.

La produttività è la chiave per vivere con più tranquillità senza lasciarsi vincere dall’ansia di prestazione che caratterizza la vita moderna.

Come avere una vita produttiva

Cercare di spremere la propria vita secondo un sistema di produttività valido per tutti, piuttosto che sviluppare un metodo incentrato sulle proprie ambizioni personali, raramente porta al successo. Per avere una vita produttiva è indispensabile un percorso di coaching aziendale per concentrarsi sulle proprie priorità esaltando i punti di forza personali, le circostanze in cui si vive e i propri valori individuali.

Sono quattro gli step da seguire per arrivare ad avere una vita veramente produttiva, serena e di successo:

Interrogarsi su se stessi

Considerare quali sono le cose più importanti per se stessi per creare la propria visione e individuare una missione ben definita basata sui propri valori fondamentali.

Chiarire

Una volta identificate le proprie priorità, ci si deve assicurare che le nostre tre risorse più preziose – tempo, energia e concentrazione – siano spese nel miglior modo possibile.

Semplificare

A questo punto bisogna chiedersi cosa fare per semplificare la propria vita in modo che tutto il resto funzioni e come creare abitudini, routine e sistemi che funzionino automaticamente o, almeno, con meno tempo e attenzione.

Armonizzare

Una vita produttiva deve essere piacevole. Non si tratta, infatti, dolo di gestire il proprio tempo ma di assaporare i momenti, esserci per le persone che si amano e svolgere i compiti e i progetti veramente importanti. Scegliere, quindi, quali sono le cose a cui si deve dire “no” o “sì” per rendere le giornate più gradevoli.

Come essere produttivi nei momenti no

Essere produttivi sempre, ogni giorno, è abbastanza difficile. Siamo umani ed è normale che ci siano momenti si e momenti no. E quando ci si sente senza motivazione non è semplice fare quello che si deve nonostante tutto e tutti. Ci sono, però, alcuni stratagemmi comportamentali ai quali si può ricorrere per rendere al meglio anche in particolari momenti negativi e che aiutano a non sentirsi in colpa.

Innanzitutto, è necessario organizzarsi per lavorare meglio e non farsi sopraffare dalla pigrizia e resistere al richiamo di tutte le distrazioni. Il secondo passaggio è organizzarsi. Quando manca la motivazione non c’è niente di peggio che non sapere da dove cominciare. Quindi è bene sistemarsi in uno spazio di lavoro ordinato e iniziare elencando le cose importanti che si devono fare mettendo da parte tutto ciò che può essere rimandato.

Per rendere tutto più semplice , la cosa migliore è compilare, il giorno prima, una lista di cose da fare l’indomani. In questo modo, se non si è dell’umore giusto o se sopravviene un imprevisto negativo, si ha già chiaro l’ordine delle priorità da svolgere.

Fare ciò che va fatto anche nei momenti no è molto gratificante, una vera iniezione di fiducia che sprona ad affrontare le avversità con sicurezza e tranquillità. Alcuni giorni, comunque, possono rivelarsi molto più bui di altri. Succede a tutti e non ha senso sforzarsi facendo inutili pressioni su se stessi. Basta accettare il fatto che in quel preciso momento non si ha voglia di fare niente e impegnarsi a essere produttivi il doppio il giorno successivo.

Il supporto di un business coach è fondamentale per non essere troppo duri con se stessi e non accettare le proprie debolezze in quanto è sempre controproducente, un’arma a doppio taglio che può avere conseguenze spiacevoli.

Consigli per essere produttivi ogni giorno

La strategia per incrementare la produttività deve essere improntata su base giornaliera, fino a quando non diventa una buona pratica. Alcune abitudini rispetto ad altre aiutano a produrre un numero maggiore di risultati nello stesso lasso di tempo.

Vediamo, quindi, quali sono le buone pratiche da mettere in atto per migliorare drasticamente la produttività (metodo GTD, come fare le cose).

Elencare

L’obiettivo è prendere nota di tutte le attività che si devono svolgere, senza valutarle e classificarle preventivamente. È necessario svuotare la mente e inserire nell’elenco sia i compiti molto importanti che quelli più insignificanti.

Elaborare

Una volta che tutte le attività sono elencate, è il momento di elaborarle chiedendosi quali azioni eseguire per completare un dato compito.

Organizzare

E’ il momento di prendere una decisione per ogni attività. Si tratta di rimandarla a dopo (soprattutto se richiede troppo tempo o se dipende anche da altri), delegarla a un’altra persona oppure pianificarne lo svolgimento immediato.

Rivedere

La revisione permette di seguire l’andamento delle attività e fare il punto su quelle che sono state completate o in corso e quelle che seguiranno. Proprio come per la manutenzione di un’auto, la revisione consente di garantire che il metodo adottato funzioni correttamente. Più si è regolari nel monitoraggio, più si massimizza la produttività.

Agire

E’ la conclusione naturale di tutto il processo. Ci sono alcune cose da considerare che influenzano l’azione a partire dalla valutazione delle priorità di ogni attività (è importante? dovrebbe essere completata il prima possibile?), nonché del tempo e dell’energia necessari.

Benefici della produttività

L’incremento della produttività personale ha indubbi vantaggi. Vediamo quali sono i principali:

Si possono fare più cose

Molte persone si perdono nello svolgimento delle loro attività con conseguenti inutili e dannose perdite di tempo. Essere più produttivi, secondo quanto abbiamo detto in precedenza, aiuta ad affrontare la complessità e la quantità dei compiti da portare a termine e consente di fare di più.

Ci si può rilassare

La produttività permette di risparmiare tempo da dedicare a se stessi. La cura di sé è molto importante e può prevenire il burnout e la depressione. Inoltre, il relax favorisce nuove prospettive e la creatività.

Meno stress

La tensione può essere stimolante, tuttavia alti livelli di stress impediscono di fare qualsiasi cosa, di concentrarsi e di avere uno stile di vita sano. Essere produttivi aiuta a portare a termine i propri compiti nel tempo e nei modi pianificati allontanando lo stress.

Fare meno errori

I peggiori nemici della produttività sono gli errori e la necessità di rielaborare, a causa di essi, alcune attività. Naturalmente, non sarebbe realistico aspettarsi di risolvere tutti i compiti perfettamente sin dalla prima volta.

Gli errori sono naturali e umani e tutti li commettono. Ma sbagliare su una base costante è segno che qualcosa non va come dovrebbe. Se si è più produttivi, si organizzano meglio il tempo e le attività da svolgere, non si perdono dettagli importanti e aumenta la probabilità di limitare gli errori.