Business plan: che cos’è e come si fa

La gestione dei processi aziendali, sia questa vincolata alle attività più semplici oppure a quelle più complesse, necessita di un business plan eccellente per ridurre al minimo i rischi d’impresa e ottenere i risultati migliori con il giusto sforzo.

Nelle prossime righe analizzeremo cos’è, a cosa serve e come bisogna preparare un business plan ideale per ottimizzare la mission aziendale.

Business plan: che cos'è e come si fa

Che cos’è il business plan

Con Business plan si identifica quel documento di sintesi che descrive e contiene un progetto imprenditoriale, sia questo volto al miglioramento delle attività di produzione, di marketing o di logistica.

Moltissime aziende pianificano un iter per gestire al meglio le attività aziendali, soprattutto vincolate agli aspetti finanziari al fine di tutelare i propri investitori.

Partendo da un’idea imprenditoriale, si esaminano i fattori di successo e si stila un documento con obbiettivi, condizioni utili per determinare vincoli e possibili risultati minimi.

Un business plan si caratterizza per una parte descrittiva, qualitativa, in cui vengono descritti i progetti imprenditoriali, evidenziando caratteristiche e condizioni per svilupparli al meglio.

Un’altra parte è invece numerica, quantitativa, che si caratterizza per aspetti prettamente previsionali, infatti, al suo interno vengono trascritti proiezioni economiche e finanziarie a seconda dell’idea proposta. La parte quantitativa espone la fattibilità del progetto da un punto di vista pratico, sostenendo la tesi iniziale con dati certi e proiezioni analitiche.

La struttura di un business plan dipende dall’ambito di riferimento, non tutte le aziende hanno lo stesso scopo o la stessa politica di marketing.

Tale condizione però può essere accorpata in un modello di business plan in cui sono presenti determinati documenti, nello specifico quelli più comuni sono: descrizione del servizio/prodotto, descrizione del progetto, struttura organizzativa, prospetti amministrativi, struttura finanziaria, piano di investimenti, analisi risorse umane e competenze, analisi del ciclo produttivo e previsioni finanziarie, economiche e patrimoniali.

A cosa serve il business plan

L’utilizzo del business plan non è solo un vantaggio per gli investitori, che possono leggere i progetti futuri di una società investendoci in modo oculato, ma lo è anche per l’azienda stessa che vuole ottenere il risultato massimo rispetto alle risorse a disposizione.

Le motivazioni che identificano a cosa serva questa tipologia di documento si possono racchiudere in cinque macrocategorie: pianificazione, valutazione, ricerca, recruiting e partnership.

Pianificazione: trascrivere un business plan è indispensabile per pianificare le attività della propria azienda. Ottimizzare le attività, interne ed esterne alla produzione, è indispensabile per ridurre i costi e i tempi morti.

Valutazione: scrivere le idee imprenditoriali permette di valutarle in modo oggettivo, identificandole come fattibili oppure da cestinare. I dati analitici consentono di valutare in modo oggettivo le potenzialità di un progetto.

Ricerca: affinché si possa trascrivere un business plan di qualità è indispensabile conoscere i propri clienti, condizione che induce a seguire diverse strategie di marketing fin quando non si troverà quella ideale.

Recruiting: assumere nuovi dipendenti induce l’azienda a formarli per le attività di riferimento, condizione che in molti casi si traduce in una perdita di tempo e denaro. Con un business plan chiaro e specifico, i dipendenti sapranno sin da subito quali sono le loro mansioni e quale obiettivo perseguire.

Definire i comportamenti e le mansioni della squadra può essere essenziale per ottenere gli obiettivi prefissati. Non sempre si hanno le competenze su come gestire un team, diventa indispensabile distribuire dei principi su cui proseguire.

Partnership: nel momento in cui si è in possesso di un business plan convincente, si possono instaurare rapporti di partnership più forti con aziende terze. Non è un caso che le collaborazioni più durature siano stipulate tra aziende che hanno dei business plan particolarmente dettagliati.

Come si prepara un business plan

Le potenzialità di un documento di questo genere sono evidenti, ma come prepararne uno senza commettere errori? Sebbene ogni azienda possa avere finalità e settori differenti, un business plan di qualità si caratterizza quasi sempre delle stesse linee guida. Vediamole più nel dettaglio.

1. Argomenti trattati

Il primo passo è quello di creare un indice che sintetizzi l’idea imprenditoriale e i punti chiave del documento.

2. Executive summary

Questa sezione è dedicata alla descrizione del progetto d’impresa, dove bisogna essere particolarmente bravi a sintetizzare le azioni chiave e quelle potenzialmente utili per chi sta leggendo.

Questo aspetto è essenziale poiché è la prima pagina che finanziatori e dipendenti hanno davanti per valutare il progetto.

Affinché si possa ottenere un riassunto esecutivo di qualità è opportuno scriverlo alla fine del business plan, in modo da avere un quadro d’insieme ben definito.

3. Descrizione aziendale

Questa sezione del documento si occupa principalmente di evidenziare le informazioni dell’azienda di riferimento, come la storia, la sua struttura e i punti di forza che la rendono una scelta intelligente rispetto alla concorrenza.

Risulta essere una parte chiave poiché definisce anche alcuni degli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere.

4. Descrizione servizio/prodotto

Il quarto punto su cui lavorare è la descrizione dettagliata del servizio o del prodotto offerto. Il documento può essere arricchito con immagini, materiale informativo e tutto ciò che può agevolare la comprensione dello stesso.

Si aggiungono usualmente anche i possibili sviluppi futuri e l’impiego che ne sarà fatto nella quotidianità. Alcune aziende preferiscono inserire anche le differenze con i prodotti/servizi concorrenti.

5. Fase analitica del mercato

Questa parte quantitativa del business plan si caratterizza per un’analisi approfondita del mercato, definendone: segmento di riferimento, trend, normative vigenti, competitor e il target di riferimento.

6. Marketing

Una delle parti più importanti di un business plan, soprattutto per coloro che hanno la necessità di vendere un prodotto oppure un servizio, è quella della pianificazione marketing. Sia che l’azienda di riferimento abbia un’incidenza online oppure in un negozio fisico, deve necessariamente stilare un piano di marketing per fidelizzare la clientela, migliorando di conseguenza la brand reputation.

Nel business plan è opportuno analizzare: il prezzo di vendita, la comunicazione promozionale di prodotti e soprattutto la politica di distribuzione, cioè i canali di vendita, siano essi online o fisici.

7. Identificazione del piano operativo

In questa sezione è opportuno specificare come si vuole sviluppare e produrre il servizio e quali risorse sono necessarie. Si estende anche all’identificazione di una possibile assistenza tecnica nella fase post-vendita.

8. Manager

La struttura organizzativa è essenziale per portare a termine i progetti, tale condizione è vincolata alla scelta di team manager che sappiano gestire al meglio dipendenti e problematiche.

9. Aspetto finanziario

Un business plan eccellente si compone di un piano finanziario estremamente dettagliato. L’analisi economica di: preventivi, flussi di cassa, stato patrimoniale e tutto ciò che concerne spese e guadagni deve essere inserito con molta precisione.

10. File allegati

Moltissimi business plan si concludono con una sezione di allegati funzionali per le diverse aree di lavoro all’interno dell’azienda. Usualmente gli allegati più utilizzati sono: schede tecniche, dati di mercato, preventivi e informazioni dei responsabili di reparto.

Consigli per un business plan perfetto

Realizzare un business plan ideale non è sicuramente semplice, affinché ciò possa avvenire in tempi brevi sarebbe opportuno avere una leadership importante. Non tutti hanno le competenze per trascrivere un documento di qualità, diventa essenziale non commettere errori banali.

Tra le incertezze più ricorrenti figura quella di trascrivere un’analisi di mercato approssimativa. Purtroppo, la difficoltà dell’argomento spinge tante aziende a trascurare tale aspetto, ma è indispensabile realizzare un’analisi oggettiva del mercato, per poterne prevedere l’andamento.

Altro errore comune risiede nel dare le informazioni per scontate. Non tutti i dipendenti hanno le competenze per capire in poche righe quale sia lo scopo del progetto, descrivere nel dettaglio le informazioni di quel determinato reparto può essere molto utile per ridurre i tempi di lavorazione.

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