L’organigramma aziendale, strumento specifico utilizzato dai professionisti delle risorse umane, è un semplice diagramma che mostra visivamente i gradi e le relazioni delle posizioni lavorative di un’organizzazione.

Viene utilizzato per mostrare la struttura organizzativa di un’amministrazione pubblica, di un’azienda o di altri enti.

Esaminando un organigramma aziendale, chiunque può capire rapidamente come è strutturata l’organizzazione, i diversi rapporti che intercorrono tra i dipendenti e la posizione di ciascuno di essi.

L’organigramma facilita la composizione del mansionario aziendale e rappresenta il flusso di informazioni, responsabilità e autorità all’interno della struttura formale dell’organizzazione. Mostra graficamente le diverse funzioni di gestione e le sue suddivisioni.

Cos’è l’organigramma aziendale

L’organigramma rappresenta graficamente la tua organizzazione aziendale, dei legami funzionali, organizzativi e gerarchici di un’azienda.

Questa cartografia semplificata è molto utile e aiuta a definire la struttura interna. Permette di visualizzare le diverse relazioni di comando così come le relazioni di subordinazione e fornisce una visione semplice e chiara delle strutture aziendali.

L’organigramma aziendale è predisposto per fornire informazioni relative a:

• La posizione relativa di ciascun dipartimento in un’organizzazione.
• L’interdipendenza di ogni dipartimento di un’azienda.
• Rapporti tra i diversi dirigenti di un’azienda.

Per essere efficace, questo tipo di documento deve essere aggiornato regolarmente in base alle soft skill e hard skill di ogni collaboratore. Sia all’arrivo di un nuovo partner in azienda sia a seguito di operazioni di mobilità interna.

A cosa serve l’organigramma aziendale

Realizzare un semplice organigramma funzionale offre il vantaggio di rendere leggibile la modalità di funzionamento del team di lavoro. Normalmente redatto in un’unica pagina, il diagramma fornisce, infatti, una visione sintetica e pratica del suo funzionamento.

Sia i dipendenti che gli stakeholder esterni avranno un’idea precisa di come opera l’azienda. Sapranno a chi o a quale servizio rivolgersi per risolvere uno specifico problema.

La creazione e l’aggiornamento dell’organigramma aziendale è uno degli aspetti principale di un’organizzazione accurata.

Con la costituzione di un organigramma, e più in particolare con un organigramma gerarchico, verranno visualizzati in modo chiaro i legami e le relazioni tra i vari collaboratori. Così, tutti sapranno esattamente chi fa cosa e sotto quale responsabilità.

I nuovi arrivati troveranno quindi più facile orientarsi e integrarsi nella vita dell’azienda. Ogni dipendente sarà in grado di determinare con precisione chi sarà in grado di fornire loro istruzioni di lavoro e a chi fare riferimento in caso di dubbi.

Tutto questo vale anche per gestire al meglio un team e per utenti e collaboratori esterni che potranno contattare direttamente il responsabile del loro problema. Loro, come i dipendenti, eviteranno quindi di perdere tempo districandosi tra i diversi reparti.

L’implementazione dell’organigramma rappresenta un’opportunità per mettere in discussione la distribuzione delle responsabilità e dei compiti all’interno della vostra azienda.

I manager potranno assicurarsi che non ci siano duplicazioni nella loro organizzazione del lavoro. Potranno verificare se l’attuale organizzazione è quella più ottimale per sviluppare e sostenere le loro attività o se hanno bisogno di cambiarla.

Riassumendo, l’organigramma, consente di gestire il cambiamento organizzativo e di inquadrare facilmente i legami e le relazioni che esistono all’interno di un’azienda:

• Facilita la comprensione di come funziona l’azienda a livello organizzativo.
• Chiarisce e precisa i ruoli svolti.
• Evita l’ambiguità sulle posizioni gerarchiche.
• Può essere utilizzato come anche strumento di analisi dei malfunzionamenti.
• Contribuisce all’ottimizzazione dell’organizzazione dell’azienda definendo le missioni assegnate a ciascun dipendente.

Come si fa l’organigramma aziendale

In genere, la creazione dell’organigramma aziendale è di competenza del manager o dell’ufficio risorse umane dell’azienda interessata. Infatti, l’uno o l’altro, sono in possesso di tutte le informazioni e le conoscenze indispensabili alla corretta elaborazione del diagramma.

Nulla vieta tuttavia al dirigente di delegare tale incarico ad un altro membro del suo personale facendolo affiancare ad un business coach. L’mportante è la conoscenza dell’azienda e delle sue attività, o anche ad una ditta specializzata che potrà svolgere le ricerche necessarie e pertinenti.

Esistono molti strumenti che consentono la progettazione visiva e grafica di un organigramma aziendale. Alcuni richiedono tempo e pazienza per ottenere un risultato soddisfacente, ma hanno il vantaggio di essere poco costosi. Altri sono gratuiti, sebbene offrano solo un rendering estremamente classico. Altri ancora garantiscono prestazioni eccellenti, sofisticate e rapide, ma sono molto costosi.

Tipologie di organigramma aziendale

A seconda del settore di attività, l’organigramma aziendale può essere redatto in varie forme per fornire una sintesi grafica efficace dell’organizzazione. Spesso le diverse posizioni di un’azienda sono rappresentate da rettangoli collegati tra loro da linee.

Le linee verticali indicano i rapporti di comando e subordinazione mentre le linee orizzontali rappresentano i rapporti di uguaglianza e complementarità.

A volte le posizioni di responsabilità sono rappresentate da ovali. In breve, l’obiettivo dell’organigramma è quello di dare una panoramica dell’organizzazione a colpo d’occhio, rivelando chi detiene la leadership, responsabilità e il potere.

Forme di organigramma aziendale per strutture gerarchiche

Diagramma di flusso a piramide

Viene letto dal basso verso l’alto e, come suggerisce il nome, ha la forma di una piramide. Il vertice della piramide sarà rappresentato dalla direzione generale poi seguiranno i vari dipartimenti la cui influenza gerarchica sarà minore. Così via fino ad arrivare alla base della piramide e alle funzioni prive di responsabilità gerarchiche.

Organigramma ad albero

Questo organigramma è formato sullo stesso principio dell’organigramma piramidale ad eccezione della lettura delle relazioni gerarchiche. la lettura verrà fatta da sinistra verso destra e della lettura degli stessi livelli di gerarchia che sarà fatta sulla stessa linea verticale. Pertanto, la direzione generale sarà situata all’estrema sinistra dell’organigramma e la base all’estrema destra.

Diagramma di flusso misto

Combina le due modalità operative viste nella piramide e nell’albero. Nelle aziende dove il coinvolgimento dei dipendenti nel processo decisionale è una norma, si distinguono altri due tipi di organigramma:

• Il diagramma di flusso circolare o planetario.
• Il diagramma di flusso a quadrifoglio.

Diagramma di flusso circolare o planetario

Assume una forma circolare che ruota attorno ad un nucleo centrale senza attribuire un legame gerarchico tra le diverse componenti.

Organigramma a quadrifoglio

Utilizza lo stesso principio, tranne per il fatto che la vita dell’azienda è modellata secondo pilastri distinti. Questi possono essere pilastri di funzioni (vendita, gestione, produzione, sviluppo) o pilastri di valori aziendali (eccellenza, comunicazione, innovazione, collaborazione).

Vantaggi nel creare un organigramma aziendale

Redigere un diagramma di flusso e averlo sempre a portata di mano ha il vantaggio di gestire l’azienda in maniera effica ma non solo, vediamo i più significativi:

Ottimizzazione del tempo

Organigramma consente di verificare velocemente qual è la persona giusta per un dato incarico o per reperire le informazioni necessarie alla realizzazione di un progetto.

Migliore definizione degli obiettivi

Consente di definire al meglio gli obiettivi generali e specifici di ciascun servizio e di monitorarne il raggiungimento.

Trasparenza nei processi di mobilità interna

Per i dipendenti, il percorso di avanzamento all’interno dell’azienda è più chiaro.

Migliore coordinamento tra i team

Senza dubbio uno dei maggiori vantaggi dell’organigramma è quello di favorire la divisione e la distribuzione di compiti tra i diversi dipendenti.

Rilevamento e correzione degli errori

L’organigramma consente di rilevare problemi nella struttura aziendale e di ottimizzarne le funzioni.

Migliore comunicazione interna

Il dipartimento delle risorse umane può fare affidamento su questo strumento per apportare modifiche che facilitino la comunicazione tra dipendenti e team e agevolino le collaborazioni.