Che cos’è il time management

Se guardiamo da vicino le modalità del time management nella gestione che va dal business delle aziende, all’organizzazione del lavoro e della forza lavoro impiegata, non si può non notare come la gestione del fattore tempo sia spesso sottovalutata dalla maggior parte delle organizzazioni aziendali.

Solitamente in un’organizzazione aziendale viene data maggiore prevalenza ad altri aspetti certamente essenziali: la gestione delle risorse umane, la motivazione della forza lavoro impiegata, la sicurezza sul lavoro e la valutazione delle performance dei dipendenti. Si tratta di aspetti essenziali per il buon funzionamento dell’organizzazione, ma non certamente esclusivi.

Che cos'è il time management

Se ci soffermiamo a pensare a quanto può essere importante gestire il tempo correttamente nelle semplici attività quotidiane degli individui possiamo subito capire l’importanza di questo fattore all’interno di un’azienda: ottimizzare il tempo nelle attività da compiere significa aumentare l’efficienza e l’efficacia di quelle stesse attività, tramite un’attenta pianificazione delle quantità e della distribuzione del tempo da spendere nelle stesse.

Nel corso di questo articolo andremo a vedere nel dettaglio perché la corretta pianificazione del “fattore tempo” è necessaria all’interno di un’azienda, cos’è, esattamente, il time management, e perché la gestione del tempo sul lavoro è da ritenersi così importante.

Cosa si intende per time management

Quando si parla di lavoro aziendale, con il concetto di “time management” ci si riferisce ai fattori relativi all’allocazione e distribuzione del tempo, nello svolgimento delle diverse mansioni aziendali e nei compiti da realizzare suddivisi tra i vari membri della forza lavoro, fattori organizzativi che, in base alle mansioni aziendali, richiedono certamente un certo grado di prioritizzazione.

Oggi un’azienda, per dare il meglio e potenziare i propri affari, deve occuparsi anche di questo aspetto: il time management, per permettere ai membri della forza lavoro impiegata nell’organizzazione di migliorare la gestione del tempo e ottenere migliori performance.

Come ottimizzare il tempo

Una volta compreso il significato e l’importanza del time management, vediamo alcuni consigli per ottimizzare il tempo e l’organizzazione di un’azienda, cominciando con il rispondere a una domanda: qual è il primo step fondamentale del time management?

Esistono alcuni suggerimenti preziosi che possono aiutare l’azienda a supportare i membri della forza lavoro nell’introduzione del primo step e nell’ottimizzazione dei tempi che gli stessi usano nel compimento delle loro mansioni.

Il primo passo del time management è quella di fissare una struttura ed essere organizzati. Quest’ultimo fattore è molto importante in un’organizzazione aziendale: essere ben strutturati nel compimento delle mansioni, ordinati e puliti sul luogo di lavoro è fondamentale.

La pulizia e l’organizzazione deve iniziare dalle postazioni di lavoro: queste devono essere ordinate perché una postazione disordinata fa perdere tempo nello svolgimento del lavoro. Per questo i responsabili aziendali devono consigliare ai propri dipendenti di organizzare al meglio la propria postazione, e soprattutto catalogare in modo più ordinato possibile documenti e oggetti di lavoro, in modo da trovarli facilmente quando servono.

È bene ricordare ai dipendenti che il disordine fa perdere tempo e provoca rallentamenti nello svolgimento delle mansioni. Il secondo step fondamentale per il time management è quello di saper sfruttare il picco di produttività della giornata: tutti abbiamo un momento della giornata in cui ci sentiamo più “produttivi”, è necessario organizzare il proprio lavoro facendo in modo di concentrare le attività più importanti e impegnative proprio in quel momento della giornata, rilegando le mansioni più meccaniche e “semplici” a un momento successivo (ad esempio la lettura delle mail o di un testo scritto).

In terzo luogo è importante saper riconoscere il momento in cui si rende necessario delegare un compito e farsi aiutare: i membri di un team aziendale devono sì essere in grado di prendersi le responsabilità delle proprie azioni durante le mansioni lavorative, ma devono anche imparare a capire quando è necessario chiedere aiuto, e magari delegare un certo compito ai responsabili, in particolar modo quando ritengono di non essere le persone più indicate per portare a compimento certe determinate mansioni.

Non per ultimo si può cercare di favorire il lavoro dei dipendenti, e avere un migliore time management, attraverso l’uso di strumenti tecnologici che aiutano ad ottimizzare le mansioni: degli appositi “time management software” per ottimizzare i tempi, gestire la rilevazione delle presenze e i turni dei vari dipendenti.

A cosa serve il time management

Il time management si può sinteticamente definire come la “necessità” di ordinare, organizzare e determinare le priorità che un’organizzazione aziendale deve seguire.

A cosa serve il time management? A migliorare l’efficacia e la produttività aziendale, cose facilmente raggiungibili in qualsiasi contesto in cui i tempi di realizzazione degli obiettivi sono efficacemente gestiti.

La cattiva gestione del tempo, delle risorse a disposizione e delle priorità aziendali, porta soltanto a un rallentamento delle attività.

Perché il time management è così importante

La gestione corretta del tempo a disposizione è un fattore importante in qualsiasi contesto, e non soltanto sul lavoro. Negli ambienti di lavoro ovviamente, ancor più che nella vita privata, una corretta gestione del tempo permette di velocizzare il compimento delle mansioni e ottenere più velocemente i risultati attesi, che saranno così realizzati in minor tempo e con maggiore efficacia.

Il time manager è importante anche perché “semplifica” le cose: immaginiamo un ambiente di lavoro in cui non si stabiliscono orari e non si hanno piani e priorità da seguire, raggiungere qualunque tipo di risultato in queste condizioni sarà molto difficile.

Con meno disordine tutte le mansioni diverranno più organizzate: fissando orari, precise pianificazioni e priorità da realizzare dentro tempi determinati, l’azienda avrà più possibilità di realizzare il proprio business. Il time management, sinteticamente, aumenta l’efficienza e migliora la produttività di qualunque organizzazione aziendale.

Quali sono i punti di forza

Quando si parla di time management bisogna tenere in considerazione un fattore importante: lo scopo della corretta gestione del fattore tempo non è soltanto quello di riuscire a fare più cose possibili durante le normali attività aziendali, ma di migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali, fattori che possono essere migliorati soltanto in seguito alla fissazione di obiettivi prioritari e alla determinazione di una buona organizzazione aziendale, che mirino ad ottimizzare le attività quotidiane senza inutili perdite di tempo.

Se volessimo definire i punti di forza del time management potremmo così riassumerli: riuscire a fare più cose possibili e ottimizzare i tempi, in considerazione del fatto che il fattore tempo è una risorsa limitata e va sfruttato al meglio senza inutili “sprechi”.

Per questo motivo il primo passo fondamentale, nello stabilire un buon “time management”, è quello di focalizzarsi su come velocizzare le attività aziendali ma anche su come ottimizzare le azioni, per fare più cose allo stesso tempo e ottenere risultati efficienti.

Il time management ha un altro punto forte: permette di individuare le attività aziendali prioritarie, attraverso un’attenta pianificazione delle stesse in base al settore in cui l’azienda opera.

Non tutte le attività hanno infatti la stessa importanza, definire delle priorità significa organizzare al meglio la realizzazione di quelle attività considerate prioritarie e ottimizzare i tempi, direzionando le energie della forza lavoro nelle attività necessarie. Un adeguato time management consente all’azienda di definire quali sono i compiti importanti a cui dare preferenza, ovvero i fattori che contano davvero.

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