L’importanza del time management nell’organizzazione del lavoro e della forza lavoro impiegata spesso è sottovalutata dalla maggior parte delle organizzazioni aziendali.

Solitamente in un’organizzazione aziendale viene data maggiore prevalenza ad altri aspetti certamente essenziali:

• Gestione delle risorse umane.
• Motivazione della forza lavoro impiegata.
• Sicurezza sul lavoro.
• Valutazione delle performance dei dipendenti.

Si tratta di aspetti essenziali per il buon funzionamento dell’organizzazione, ma non certamente esclusivi.

In pochi capiscono quanto sia importante gestire il tempo correttamente all’interno di un’azienda. Ottimizzare il tempo nelle attività da compiere significa aumentare la produttività del personale e l’efficienza e l’efficacia di quelle stesse attività.

Andiamo a vedere perché la corretta pianificazione del “fattore tempo” è necessaria all’interno di un’azienda. Cos’è il time management e perché la gestione del tempo sul lavoro è da ritenersi così importante.

Cosa si intende per time management

Quando si parla di time management ci si riferisce alle strategie di gestione del tempo, fattore organizzativo che, in base al mansionario aziendale, ogni attività che viene svolta da qualsiasi collaboratore possa essere svolta in maniera efficace ed efficiente.

Oggi un’azienda per aumentare il fatturato, deve occuparsi del time management per permettere ai membri di migliorare la gestione del tempo e ottenere migliori performance.

Come ottimizzare il tempo

Il primo passo del time management è quella di fissare un’organigramma aziendale per essere organizzati. Quest’ultimo fattore è molto importante in un’organizzazione aziendale: essere ben strutturati nel compimento delle mansioni, ordinati e puliti sul luogo di lavoro è fondamentale.

È bene ricordare ai dipendenti che il disordine fa perdere tempo e provoca rallentamenti nello svolgimento delle mansioni. Il secondo step fondamentale per il time management è quello di saper sfruttare il picco di produttività della giornata.

Ttutti abbiamo un momento della giornata in cui ci sentiamo più produttivi. E’ necessario organizzare il proprio lavoro facendo in modo di concentrare le attività più importanti e impegnative proprio in quel momento della giornata.

In terzo luogo è importante saper riconoscere il momento in cui si rende necessario delegare un compito e farsi aiutare. Per gestire un team è necessario che i membri siano in grado di prendersi le responsabilità delle proprie azioni durante le mansioni lavorative.

E’ importante che ogni memebro impari a sviluppare il lavoro di squadra delegando un compito alle persone più indicate per portare a compimento certe determinate mansioni.

A cosa serve il time management

Il time management è fondamentale e si può definire come la “necessità” di ordinare, organizzare e determinare le priorità che un’organizzazione aziendale deve seguire.

A cosa serve il time management? A migliorare l’efficacia e la produttività aziendale con specifiche attività.

La cattiva gestione del tempo, delle risorse a disposizione e delle priorità aziendali, porta a un rallentamento delle attività:

• Ciò che importante raramente è urgente.

Perché il time management è così importante

La gestione corretta del tempo a disposizione è un fattore importante in qualsiasi contesto, e non soltanto sul lavoro. Negli ambienti di lavoro una corretta gestione del tempo permette di velocizzare il compimento delle mansioni e ottenere più velocemente i risultati attesi.

In ogni ambiente in cui non si stabiliscono orari e non si hanno piani e priorità da seguire, raggiungere qualunque risultato in queste condizioni sarà molto difficile.

Con meno disordine tutte le mansioni diverranno più organizzate. Fissando orari, precise pianificazioni e priorità da realizzare dentro tempi determinati, l’azienda avrà più possibilità di realizzare il proprio business. Il time management, aumenta l’efficienza e migliora la produttività di qualunque organizzazione aziendale.

Quali sono i punti di forza

Lo scopo della corretta gestione del fattore tempo è di migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali. Fattori che possono essere migliorati soltanto in seguito alla fissazione di obiettivi prioritari e alla determinazione di una buona organizzazione aziendale.

Il primo passo è focalizzarsi su come velocizzare le attività aziendali e come ottimizzare le azioni, per fare più cose allo stesso tempo e ottenere risultati efficienti.

Il time management ha un altro punto forte:

• Permette di individuare le attività aziendali prioritarie, attraverso un’attenta pianificazione delle stesse in base al settore in cui l’azienda opera.

Non tutte le attività hanno infatti la stessa importanza. Definire delle priorità significa organizzare al meglio la realizzazione di quelle attività considerate prioritarie e ottimizzare i tempi, direzionando le energie della forza lavoro nelle attività necessarie. Un adeguato time management consente all’azienda di definire quali sono i compiti importanti a cui dare preferenza, ovvero i fattori che contano davvero.