Nella nostra vita frenetica e ultraconnessa, ogni giorno, ogni ora, ogni minuto viene contato, sezionato, contabilizzato e, spesso, anche fatturato. È, quindi, opportuno diventare maestri nell’arte della gestione del tempo se non si vuole perdere il passo.
Chiunque fosse tentato di ignorare il tempo si ritroverebbe rapidamente sopraffatto dall’orologio, dal calendario o anche da un’agenda piena di impegni. Se è allettante e piacevole dimenticare il concetto di orario durante le vacanze, la questione è molto diversa nella vita professionale dove tutti rincorrono scadenze sempre più strette.
Come dice bene Laura Vanderkam nel suo libro “168 Hours: You Have More Time Than You Think “, abbiamo più tempo e più ore a disposizione di quanto pensiamo. Sta a noi sfruttare al meglio tutte queste ore per essere il più efficienti e produttivi possibile.
Come migliorare la gestione del tempo
Non esiste una ricetta miracolosa quando si tratta di ottimizzare la gestione del tempo. Come per ogni atleta di alto livello, tutto dipende dal saper gestire i propri sforzi in modo intelligente. Serve per specifiche attività, quindi, un minimo di organizzazione e rigore, così come una buona dose di buon senso!
I principi di base per il time management sono i seguenti:
Essere organizzati
Pianificare correttamente le proprie attività, assicurarsi che il lavoro sia strutturato in modo efficiente e la scrivania organizzata in modo ergonomico e logico sono i primi passi verso una gestione precisa del tempo.
Stabilire obiettivi personali
Sapere dove si sta andando! Ecco un altro pilastro imprescindibile quando si tratta di controllo del tempo di lavoro. Gli obiettivi consentono di andare avanti mantenendo una rotta prefissata. Si può trattare di obiettivi settimanali, mensili o addirittura giornalieri per meglio articolare il tempo che si ha disposizione.
Definire le priorità
L’assegnazione di priorità consente di gestire il tempo in modo più efficiente ed efficace, ma anche di sviluppare la propria intelligenza emotiva imparando a usare lo stress con saggezza piuttosto che esserne sopraffatti.
A questo proposito esistono molti metodi che aiutano a chiarire le priorità. Gli step principali da seguire sono, comunque, sempre gli stessi:
- Identificare i compiti da svolgere.
- Aanalizzare il grado di urgenza e importanza.
- Agire in modo appropriato.
- Fare una revisione regolare.
Smettere di procrastinare
Rinviare qualcosa che si può fare in un dato momento è un vero freno all’azione e può avere conseguenze significative in termini di produttività e rispetto delle scadenze.
Procrastinare è anche fonte di tensione, demotivazione, frustrazione e, in definitiva, contribuisce ad appesantire enormemente il carico mentale.
Saper dire di no
Saper esprimere un rifiuto è un’abilità fondamentale perché non solo permette di affermarsi ed essere rispettati, ma evita anche di farsi sopraffare da compiti che sono di responsabilità di altri o che potrebbero essere delegati.
Aumentare la propria capacità di concentrazione
Sapere come concentrarsi è garanzia di efficienza perché consente di allontanare le preoccupazioni e di ignorare le distrazioni circostanti.
Fare delle pause
Concedersi tempo per una pausa riduce lo stress e ossigena il cervello. Fermarsi non è uno spreco, ma aiuta a risparmiare tempo.
Come organizzare il tempo
Le regole che sono alla base di una gestione ottimale del tempo, presiedono anche alla organizzazione di esso. Un tempo ben organizzato parte dagli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere e dalla pianificazione e controllo delle attività da svolgere.
Gli obiettivi, determinati fissando delle scadenze, devono essere raggiungibili, concreti, motivanti e misurabili. La pianificazione delle attività parte dall’individuazione delle priorità e all’urgenza.
L’obiettivo essenziale sarà quello di pianificare in via prioritaria le attività più redditizie ed efficienti e di dedicarvi il tempo necessario. Nonostante un’organizzazione efficiente, possono, però, verificarsi emergenze impreviste che turbano l’organizzazione del tempo.
Per quanto possa sembrare assurdo e non intuitivo, anche l’urgenza deve essere programmata non sovraccaricandosi di impegni, ma pianificando fasce orarie durante le quali affrontare solo gli imprevisti.
Noto come Blocco del Tempo, questo metodo si è sempre dimostrato molto utile ed efficace anche quando non si verificano i temuti contrattempi perché il tempo accantonato può essere utilizzato per portarsi avanti con il lavoro del giorno successivo.
Quali sono le migliori tecniche per gestire il tempo
Ci sono molte tecniche e strumenti per raggiungere questo obiettivo. Forse la parte più difficile è scegliere quali metodi mettere in atto e attenersi ad essi.
Il Metodo GTD rappresenta, ad esempio, un approccio globale alla gestione del tempo. GTD è l’acronimo di Getting Things Done – o l’arte di fare le cose – e ruota attorno a 5 azioni:
- Raccogliere : identificare i compiti da svolgere,
- Esaminare: analizzare la necessità di agire,
- Organizzare : orchestrare secondo il grado di importanza, urgenza,
- Revisionare : seguire i progressi,
- Agire: secondo le opzioni selezionate in precendenza.
Anche se il primo passaggio, che consiste nello stabilire l’elenco dei compiti da svolgere, può sembrare noioso, il metodo GTD permette di risparmiare tempo prezioso, sia nella vita professionale che in quella personale.
La tecnica del pomodoro (dalla forma dei timer che si usano in cucina), sviluppata da Francesco Cirillo negli anni ’80.
Si basa sulla capacità di rimanere concentrati su un singolo compito per 25 minuti – 1 sessione – e poi fare una breve pausa prima di iniziare un’altra sessione di 25 min. L’idea di fondo è che è controproducente rimanere concentrati su un compito più a lungo e che è importante disconnettere il cervello per alcuni minuti tra due compiti.
Strumenti per la gestione del tempo
Sostenuta da alcuni, denigrata da altri, la classica lista delle cose da fare è uno strumento relativamente semplice da impostare per coloro che sanno come attenersi ad esso. La difficoltà maggiore è non sovraccaricare rimanendo succinti pur essendo chiari e precisi.
Il principio è sempre lo stesso: avere una visione chiara della propria agenda . Quindi, si tratta di:
- Elencare le azioni e i compiti da svolgere.
- Assegnare una priorità a ciascuno.
- Classificare in base alle priorità.
La matrice di Eisenhower, altro strumento utile, consente di riflettere e fare un passo indietro rispetto ai diversi compiti da svolgere. Si presenta sotto forma di un modello suddiviso in 4 quadranti, ciascuno corrispondente a uno specifico grado di importanza e urgenza:
- I compiti importanti e urgenti che avranno la priorità.
- Elementi importanti ma non urgenti che dovranno essere pianificati.
- Questioni non importanti ma urgenti che devono essere trattate immediatamente o delegate.
- Attività non importanti e non urgenti il cui trattamento sarà abbandonato o accantonato.
Benefici nel riuscire a gestire il tempo
I benefici della gestione del tempo nella vita personale e nelle giornate lavorative sono numerosi e impattano positivamente quini sulla vita, personale e professionale, di ognuno.
Aumento della produttività e dell’efficienza
Se impari a gestire al meglio il tempo in modo efficace, migliora notevolmente la concentrazione sui vari compiti da svolgere con conseguente velocizzazione delle attività. Si avrà, persino, la sensazione che le ore passino più velocemente.
Meno stress
Sse non si ha il controllo del proprio tempo, lo stress e l’ansia hanno il sopravvento vanificando fatica e sforzi. saper gestire il tempo regala tranquillità e serenità.
Decisioni migliori
Il tempo gioca un ruolo cruciale quando si devono prendere decisioni. La fretta, infatti, compromette il processo decisionale e le scelte che ne derivano.
Più tempo per hobby e attività piacevoli
Grazie a un’efficace gestione del tempo, si è in grado di completare i compiti e i progetti più rapidamente senza compromettere la qualità del lavoro. In questo modo si ha più tempo per il relax, gli hobby o gli amici e la famiglia.
Una carriera di successo
Infine, va notato che anche la gestione del tempo è una chiave importante per una carriera di successo. Con una buona gestione e distribuzione del tuo tempo, si è in grado di migliorare i propri risultati giorno dopo giorno prendendo decisioni migliori con effetti più che positivi sulle prestazioni e la carriera. la capacità di gestire bene il tempo è senza dubbio una delle qualità di un buon leader.
