Organizzare la tua attività lavorativa non significa solo raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato, ma anche perdere meno tempo possibile e a lasciare spazio alla spontaneità e agli imprevisti, essere più felice con te stesso, e meno stressato!

Cambia abitudini

Se senti il bisogno di riorganizzarti, vuol dire che hai la necessità di attuare un cambiamento nella tua vita. E queste due cose hanno un minimo denominatore comune: cambiare abitudini. Sembra facile a dirsi, ma può diventare un ostacolo insormontabile, se pensi di dover fare tutto e subito. Invece, cambiare abitudini è una pratica quotidiana, da allenare giorno per giorno.
La cosa fondamentale è darti degli obiettivi piccoli, da raggiungere in tempi brevi, intervallarli con piccole gratificazioni per ogni risultato raggiunto.

“Se oggi vado a letto non avendo fatto niente di nuovo rispetto a ieri, allora oggi è stato sprecato.” Bill Gates

È importante che trovi un metodo di organizzazione che vada bene per te. Non serve a nulla organizzare la giornata come un armadio in cui sistemi i vestiti secondo un ordine militare e poi non riesci più a trovarli perché ti sei già dimenticato le categorie in cui li avevi divisi: ti crei ancora più stress.

Ecco un esempio: le Feste sono appena finite, ci siamo abbuffati più del dovuto e molti di noi ora sentono la necessità di rimettersi in forma. Potresti essere tentato dal prendere la cosa di petto e importi subito di andare in palestra cinque giorni a settimana, metterti a dieta ferrea e declinare qualsiasi invito dagli amici per un aperitivo o una cena. Lo sai già, vero, che dopo un mese mollerai?

Facendo un passo alla volta, invece, puoi percorrere grandi distanze. Nella situazione che ti abbiamo appena descritto, potresti iniziare andando in palestra due volte alla settimana, alternarla a lunghe passeggiate durante il weekend, concederti una pizza alla settimana: ecco il modo migliore per ricominciare a prenderti cura di te.
E così, come per la dieta, anche l’organizzazione è fatta di piccoli passi. Vediamone insieme qualcuno.

Organizza il tuo spazio

Che tu abbia un ufficio in cui lavori da solo, o lo condivida con il tuo socio, che la tua scrivania sia in un open space, o, ancora, che tu sia un imprenditore freelance e lavori da casa, l’organizzazione deve essere prima di tutto fisica.

Cosa devi tenere presente quando organizzi (o riorganizzi) lo spazio in cui lavori?

• usa una sedia comoda ed ergonomica oppure un pallone da pilates;
• scegli cinque oggetti fondamentali da tenere sempre a portata di mano sulla tua scrivania, e allontana gli altri sulla base della frequenza con cui li usi. Ad esempio, sposta la stampante in un’altra stanza: è anche una buona scusa per alzarti e sgranchirti le gambe;
• se il tuo ufficio te lo permette, posiziona la scrivania di fronte alla finestra, per sfruttare al massimo la luce naturale, oppure di lato, seguendo questo trucco: fai arrivare la luce da sinistra, se sei destro, e da destra, se sei mancino. In questo modo eviti di creare ombre sul tuo piano di lavoro;
• libera i cassetti: il decluttering non è solo una moda, ma aiuta ad avere uno spazio pulito in cui concentrarti, sgomberare la mente e fare spazio al nuovo. Quindi, butta via tutto quello che non usi mai, vecchi documenti accumulati da anni, matite arrivate alla fine, penne che non funzionano più.

Sistema l’archivio

Che sia digitale o fisico, che lo utilizzi solo tu oppure si tratti di un archivio condiviso, è importante che il tuo archivio sia organizzato in modo da non farti perdere tempo nel cercare i file che ti servono, e che sia semplice inserire un documento nuovo. Hai presente quando devi cercare qualcosa sul desktop del computer del collega in malattia e ci metti un’ora a capire dove ha salvato quel file che ti serve con urgenza?
Il metodo più efficace per archiviare i documenti è molto soggettivo, ma possiamo aiutarti con alcune regole base che ti tornano utili soprattutto nel caso di archivi condivisi. Eccole:

• archivia dal generale al particolare;
• scegli per le cartelle nomi facili da ricordare;
• segui la cronologia anno/mese/giorno;
• scrivi il nome della versione del documento (prima, seconda, eccetera);
• tieni le versioni precedenti in una cartella a parte finché ti servono davvero, e cerca di eliminarle il prima possibile;
• scrivi le regole generali per usare l’archivio, condividile con chi lo userà, e chiedi che siano rispettate da tutti;
• verifica e revisiona in maniera costante e accurata;
• fai periodicamente un backup.

Questi consigli valgono sia per un archivio digitale che per uno fisico.

Gestisci il flusso di lavoro

Il flusso di lavoro è una combinazione di elementi e azioni che ti aiuta a svolgere la tua attività lavorativa bene e con soddisfazione, a coordinarti con i tuoi collaboratori e a non arrivare a fine giornata con la sensazione di non aver combinato nulla.
Ti ricordi quello che dicevamo all’inizio, parlando di dieta e imposizioni impossibili? Ecco come devi ragionare: non importi ritmi estenuanti che non fanno per te.

Il piano della tua giornata deve essere coerente con te, si deve adattare alle tue abitudini, al tuo ambiente, a come interagisci con i tuoi collaboratori e clienti.
Devi prima di tutto ascoltarti e imparare a conoscerti: se sei più produttivo al mattino presto, non lasciare a fine giornata il lavoro più impegnativo. Se a mezzogiorno inizi ad avere un calo di energie e non riesci più a concentrarti, non importi di lavorare fino all’una, ma anticipa la pausa pranzo.
Osservati per qualche giorno, annota in un’agenda come vivi la tua giornata lavorativa, quando sei più lucido e quando il cervello inizia ad andare nel pallone. Se noti delle dinamiche ricorrenti, puoi organizzare la tua giornata sulla base di quelle.

Per quanto riguarda gli strumenti per pianificare la tua attività lavorativa, ti rimandiamo a qualche articolo di approfondimento che abbiamo scritto nel blog:
– Il piano strategico annuale;
– La mappa mentale;
– Il calendario editoriale;
– Il piano marketing.

Qui ti diamo un altro piccolo suggerimento che ci arriva direttamente dal Giappone: il metodo Kanban.
Kanban è una parola che significa “cartellino”, e fa riferimento a un metodo inventato dal fondatore di Toyota e ti permette di regolare le attività in entrata e quelle in uscita.
Consiste, in breve, nel creare una lavagna a tre colonne in cui inserire le tue attività e nominarle “da fare”, “in corso” e “fatto”.
In queste colonne inserirai tutte le attività che tu e il tuo team state seguendo. Il flusso di lavoro che si crea sarà costante: la prima colonna ti dice la dimensione delle cose da fare. La seconda, come stai procedendo. La terza ti gratifica con le attività portate a termine: non dimenticarti di riempire questa colonna, anche se di primo acchito ti sembra inutile. Vedrai che sarà una spinta in più per fare le cose meglio e più velocemente.

Questi sono alcuni consigli di partenza per organizzare la tua attività lavorativa dal punto di vista fisico e da quello mentale. Se vuoi imparare a seguire un metodo preciso ed essere affiancato in questo percorso, puoi chiedere a noi di Imprenditori che cambiano. Prenota una consulenza.