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Strumento di pianificazione e controllo dei progetti

Indice dell'articolo

Il diagramma di PERT (Program Evaluation and Review Technique, in italiano “Tecnica di valutazione e revisione di un programma”) è uno strumento di pianificazione e controllo dei progetti che aiuta a visualizzare le attività, le dipendenze e i tempi di completamento di un progetto.
Oggi vogliamo spiegarti come funziona il diagramma di PERT e perché è importante per la gestione dei progetti anche nella tua azienda.

Cos’è il diagramma di PERT e come funziona

Il diagramma di PERT è una rappresentazione grafica (un grafico a rete) delle attività e delle dipendenze l’una dell’altra all’interno di un progetto. Ogni attività è rappresentata da una forma, di solito una freccia, che indica il flusso di lavoro, cioè l’attività che deve essere completata prima che un’altra possa iniziare.
Le frecce sono connesse tra loro per mostrare la relazione causale o temporale tra le attività.
Il diagramma di PERT aiuta a identificare i percorsi critici del progetto e aiuta a stimarne il tempo di completamento, segnalando i punti di blocco o di rischio.
È uno strumento efficace per la pianificazione, la gestione e il controllo dei progetti e permette di prendere decisioni informate per garantire il completamento del progetto nel tempo e nel budget previsti.

 

esempio diagramma di pert
Fonte: Venngage

Come si calcola il diagramma di PERT

Il diagramma di PERT utilizza una formula per calcolare la durata stimata di un’attività, tenendo conto delle incertezze e dei rischi associati, e si basa su tre ipotesi: pessimistica, ottimistica e probabile, dal peggior caso possibile al migliore, passando per quello realistico.
La formula per calcolare il tempo stimato di un’attività è: TE = (O + 4P + P) / 6
dove:

  • TE è il tempo stimato di un’attività
  • O è la stima ottimistica
  • 4P è la stima probabile
  • P è la stima pessimistica

La formula ponderata tiene conto di queste tre stime per fornire una stima più precisa della durata dell’attività.

Perché è utile pianificare e controllare i progetti

Il diagramma di PERT viene utilizzato in progetti complessi dove è necessario pianificare, coordinare e monitorare le attività, perché fornisce una visione dettagliata del progetto e degli elementi che lo compongono. È uno strumento molto utile per i project manager che devono gestire progetti complessi e incerti, in modo particolare quando il progetto:

  1. ha molte interdipendenze tra le attività;
  2. ha molte incertezze e rischi;
  3. richiede una pianificazione dettagliata;
  4. richiede la coordinazione di molte persone o risorse.

Come pianificare e controllare i progetti

Concludiamo con un esempio concreto per creare un diagramma di PERT, e supponiamo che tu abbia un’azienda di cosmetica che produce creme con materie prime locali e biologiche. Ecco i passaggi per realizzare il tuo diagramma di PERT:

  1. Definire le attività necessarie per completare il progetto e scriverle in un elenco. In questo caso saranno:
  • raccolta e conservazione delle materie prime;
  • sviluppo delle formulazioni delle creme;
  • test di laboratorio per la sicurezza e l’efficacia;
  • produzione di prototipi;
  • test di qualità in vitro o su persone;
  • approvazione delle formule;
  • produzione in serie;
  • progettazione dell’imballaggio;
  • campagne di marketing (naming del prodotto, canali su cui lanciarlo…);
  • contatti con i distributori;
  • lancio sul mercato.
  1. Determinare e registrare le dipendenze, cioè quali attività devono essere completate prima che un’altra possa iniziare. Ad esempio, la raccolta delle materie prime deve avvenire in due momenti diversi: prima della formulazione ma anche prima della produzione in serie; le campagne di marketing dovranno essere pianificate prima del lancio sul mercato, eccetera.
  2. Assegnare un tempo stimato per completare ogni attività, utilizzando una stima ottimistica, probabile e pessimistica. Ad esempio, sei settimane per lo sviluppo della formula, quattro per i test di laboratorio, otto settimane per la produzione, tre settimane per gli imballaggi.
  3. Creare una rete di attività, rappresentandole nelle loro interdipendenze.
  4. Calcolare il tempo di completamento del progetto, utilizzando la formula di PERT per calcolare il tempo stimato per ogni attività e quindi il tempo totale per completare il progetto.
  5. Aggiornare il diagramma: man mano che si progredisce nel progetto è necessario tenere traccia dei progressi e aggiornare il diagramma di PERT per tenere conto delle variazioni nelle attività e nel tempo. Ad esempio, dopo tre mesi dal lancio del prodotto, verificare le vendite della nuova crema ricontattando i distributori; dopo due settimane dall’acquisto, mandare un sondaggio di gradimento agli acquirenti, e così via.

Completando anche tu questi passaggi, sarai in grado di creare un diagramma di PERT efficace che ti aiuterà a pianificare, coordinare e monitorare il tuo progetto.
Questo e altri strumenti di pianificazione, controllo e gestione dei progetti fanno parte dei nostri percorsi di coaching e affiancamento. Scopri il più adatto a te e alla tua azienda.

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