Fare comunicazione efficace significa condividere con altri delle informazioni in modo chiaro e completo, all’interno di un contesto, in base al tipo di relazione, al ruolo degli attori coinvolti e al canale comunicativo.

La comunicazione efficace non riguarda solamente il linguaggio parlato o scritto, ma vi sono anche altri aspetti da considerare, come il tono impiegato, l’ausilio di strumenti (gesti o grafiche), lo stile comunicativo, il modo in cui ci si esprime (ad esempio il linguaggio del corpo), la forma di espressione.

Cosa si intende per comunicazione efficace

La comunicazione efficace è definibile come un processo mediante il quale determinate informazioni vengono trasferite ad altri soggetti in modo definito e coerente, in maniera verbale, non verbale e paraverbale (espressione e tono di voce).

Ciò non avviene in base alle intenzioni, ma interessa le parti attive coinvolte per far meglio comprendere il concetto desiderato all’interlocutore.

La comunicazione efficace va distinta da quella persuasiva:

• La prima è finalizzata a trasferire in modo chiaro e concreto delle informazioni.
• La seconda è volta a far cambiare idea a chi queste informazioni le riceve.

A mutare è dunque l’obiettivo. Una comunicazione efficace spesso si rileva anche persuasiva, ma non è detto il contrario. Di sicuro c’è che una comunicazione efficace deve essere anche assertiva e coerente, specialmente nel caso in cui tu voglia valorizzare i tuoi prodotti.

Più in generale è possibile affermare che una comunicazione efficace prevede da un lato un focus sul destinatario conoscendone le caratteristiche, il contesto e la percezione di ascolto attivo, dall’altro la costruzione adeguata di un messaggio:

• Chiaro.
• Completo.
• Conciso.
• Concreto.

Per riuscire a comunicare in modo efficace e per comprendere il significato del termine, è importante considerare alcune caratteristiche che devono essere parte integrante del processo comunicativo.

Completezza dei contenuti

Per essere efficace è necessario trasferire alla controparte informazioni complete che favoriscono la comprensione. In questo modo la probabilità di generare dubbi e perplessità si riduce.

Capacità di sintesi

E’ utile parlare in maniera concisa per non distogliere l’attenzione all’ascolto e trasmettere i concetti giusti con poche parole ma chiare.

Giri di parole sono inutili e possono rivelarsi controproducenti, portando la comunicazione nella direzione opposta a quella desiderata.

Considerazione del pensiero altrui

Chi parla deve farlo tenendo presente il pensiero dell’altro, il suo punto di vista, lo stato emotivo. In molti casi è utile sapersi adeguare per riuscire a creare quell’empatia che potrebbe risultare determinante ai fini di trasmettere meglio un messaggio.

Concretezza e praticità

Per avere una comunicazione efficace, questa deve essere improntata sulla concretezza in modo che l’elemento ascoltante possa visualizzare mentalmente l’applicazione pratica di ciò che sta recependo.

Se l’obiettivo è far capire le peculiarità di un nuovo macchinario, può tornare utile parlare di ciò che esso può fare portando esempi pratici e comuni.

In questo modo è possibile rispondere in anticipo a eventuali domande che potrebbero sorgere nel soggetto, argomentando in base ad aspetti funzionali e specifici. Così, il trasferimento delle informazioni e la comprensione delle stesse avvengono in maniera più completa.

Educazione e cortesia

Esprimersi con cortesia ed educazione è un aspetto fondamentale che aiuta a definire la comunicazione efficace. Questo serve anche per creare un buon clima e farsi vedere propositivi, nel rispetto della controparte.

Semplicità

E’ necessario esprimersi in maniera semplice, senza l’uso di paroloni poco comprensibili. Ci sono interlocutori che prediligono un approccio più tecnico, altri più informativo: dipende da chi si ha davanti.

In entrambi i casi è bene comunicare con una terminologia consona ma al tempo stesso che possa favorire la comprensione immediata e duratura.

L’uso di parole eccessivamente tecniche non solo potrebbe non facilitare il recepimento di informazioni, ma rischierebbe di creare un dislivello tra le parti non propedeutico alla creazione delle condizioni ideali per la comunicazione efficace.

A cosa serve la comunicazione efficace?

Le funzioni della comunicazione efficace sono differenti, a partire da un messaggio che viene trasferito da un mittente a un destinatario in modo più efficiente e duraturo nel tempo.

Se un cliente chiama un agente di commercio che era stato da lui diverso tempo prima a presentare determinati prodotti è perché, presumibilmente, il rappresentante era riuscito a comunicare in maniera efficace un messaggio che è rimasto ancora oggi nella mente del soggetto.

Comunicare in modo efficace vuol dire aumentare le probabilità di vendita, cogliere maggiori opportunità, cercare di imprimere informazioni in qualcuno che possano poi tornare utili nel momento del bisogno.

La comunicazione efficace riesce anche a fare risparmiare tempo in quando basata sulla concretezza, aiuta a far guadagnare prestigio e immagine al comunicatore (e al brand), favorisce un dialogo migliore e contribuisce a generare emozioni.

Obiettivi di comunicazione efficace

Le finalità della comunicazione efficace vanno di pari passo con le sue funzioni e con le caratteristiche sopra enunciate.

Il principale obiettivo rimane quello di riuscire a scolpire nella mente dell’ascoltatore un messaggio, in modo che questo venga codificato e impresso in maniera stabile nel tempo, senza essere rifiutato o dimenticato.

Grazie ad una comunicazione efficace è possibile, altresì, risolvere alcune problematiche, specialmente all’interno delle aziende oppure nel rapporto con clienti o fornitori.

In questo caso comunicare con efficacia può stimolare la risposta a una domanda, incentivare il dialogo su di un problema, farlo emergere, semplificarne la gestione, trasferire informazioni rimaste nascoste in modo che si possano approfondire determinati argomenti.

Attraverso una comunicazione efficace risulta più semplice portare avanti determinati processi, controllarli e intervenire in maniera tempestiva con opere correttive.

Quanto è importante saper comunicare con efficacia?

Parlarsi e comunicare efficacemente consente a tutti di lavorare meglio, di ottimizzare tempi e risorse.

Comunicare con efficacia sta alla base di molti lavori e sono tantissime le figure professionali che si possono avvantaggiare conducendo un dialogo che rispecchi le caratteristiche elencate sopra.

La comunicazione efficace contribuisce in maniera determinante a creare un clima di lavoro positivo e propositivo, sia internamente che esternamente. Chi comunica con efficacia spesso riesce inconsciamente a dominare la conversazione risultando anche persuasivo.

Inoltre è utile considerare che ci sono relazioni che si protraggono nel tempo: basti pensare ad una trattativa di compravendita dove difficilmente si conclude tutto in un unico momento. Chi sa comunicare con efficacia spesso è colui il quale riuscirà a concludere la trattativa positivamente.

Esempi di comunicazione efficace

La comunicazione efficace può essere condotta in diversi modi, metodi e canali. Gli esempi potrebbero essere innumerevoli ma quello più lampante e immediato lo si vede ogni giorno nelle pubblicità anche se alcune di esse tendono alla persuasione.

In genere si impiegano voci con toni decisi ma tranquilli, poche parole, immagini a sostegno del messaggio, contesti che vanno a ricreare situazioni di vita quotidiana, focus su un paio di concetti e uso di terminologie semplici che possano rimanere ben impresse nella testa dello spettatore.

Allo stesso modo vi è una comunicazione diretta, in tempo reale, come ad esempio avviene nel mondo del lavoro.

In questi casi il coefficiente di difficoltà per creare la trasmissione efficace di un messaggio è più elevato perché ci sono delle variabili che possono generare stati d’animo e scenari diversi. Entrano quindi in gioco:

• Mimica facciale.
• Gestualità.
• Linguaggio del corpo.
• Tono di voce.
• Pause.
• Interazione con il pubblico.
• Terminologia.