Nel pieno di questa emergenza, è giusto che ti concentri sul presente e su come andare avanti giorno per giorno, ma se hai un’azienda, è altrettanto necessario iniziare a definire e pianificare gli obiettivi professionali e personali per il futuro.
Come proiettare il tuo business in una nuova dimensione, di cui ancora non conosciamo gli scenari? Come comportarti con i clienti attuali, visto che non sappiamo ancora se i loro bisogni muteranno e se i tuoi prodotti o servizi serviranno ancora?

Oggi ti proponiamo una piccola guida su come tenere attivo il motore del tuo business anche in questo momento di apparente stasi, per darti una direzione e guardare i numeri utili che ti serviranno a pianificare il futuro.

Analizza i costi e il cash flow

Come prima cosa, prendi in mano il bilancio dell’anno scorso e i primi mesi di quest’anno e prendi un foglio, suddividendolo in colonne, per riclassificare i costi.
Definisci e raggruppa nella voce “costi variabili di produzione” i costi utili alla produzione dei prodotti o all’erogazione dei servizi, e dividili da quelli non direttamente legati alla produzione (ad esempio, i costi di cancelleria).
Poi definisci e raggruppa anche i costi fissi, come gli affitti, i costi dei dipendenti, i canoni di conto corrente eccetera.
Ora calcola il punto di pareggio, cioè quanto devi fatturare per coprire i costi e iniziare a guadagnare. Le formule per calcolarlo sono:

Ricavi – Costi Variabili = Margine di contribuzione
Margine di contribuzione / Ricavi * 100 = percentuale di contribuzione
Costi fissi / percentuale di contribuzione * 100 = punto di pareggio

Ora passa all’analisi finanziaria, per tenere sotto controllo la liquidità. Per ripartire, i costi da tenere in considerazione sono quelli legati alla produzione e alla vendita. Inizia a pianificare quali sono i fornitori con cui è fondamentale mantenere un pagamento regolare.

Calcolando quali costi hai in arretrato, puoi pianificare come riassegnare le entrate una volta che il lockdown sarà concluso, in base alle priorità dei fornitori che hai individuato come fondamentali per mantenere attivo il tuo business.

Se hai un’attività che incassa giornalmente, con un cash flow molto corto, puoi continuare a pagare i fornitori nell’immediato. Se hai pagamenti concordati a 30 o 60 giorni con i clienti, riallineati con i fornitori, per cercare di mantenere il flusso di cassa (cash flow) allineato tra incasso e pagamenti. È importante mantenere un flusso degli incassi e pagamenti che permetta non solo a te di ripartire, ma di far ripartire anche i tuoi fornitori e, in generale, l’economia.

Sperimenta e testa

Un’altra azione che puoi fare da subito è analizzare gli sprechi lungo la catena del valore e dei processi aziendali. Magari sono anni che i processi sono uguali e non hai mai avuto il tempo di riprogrammarli, ma ora hai il tempo di lavorare sulla standardizzazione e lo snellimento, su cosa puoi eliminare, cosa creare di nuovo…

È il momento di testare e sperimentare, capire quali sono i punti del processo produttivo in cui ti blocchi, e trovare nuovi modi per migliorare. Hai tempo per dedicarti alle cose che hai sempre rimandato: ad esempio, di avvicinarti al digitale, migliorare i flussi di lavoro e, per quanto riguarda il servizio al cliente, di analizzare la customer journey e la sua esperienza d’acquisto.

Pianifica gli scenari futuri

Impara anche a pianificare meglio le attività, facendo una rendicontazione periodica dei risultati. In questo periodo, soprattutto se hai dipendenti in smart working, è ancora più importante fare questa pianificazione, anche quotidianamente, condividendo il più possibile con i tuoi collaboratori e tenendo monitorate le loro attività.

Se ti prepari già da ora a un possibile scenario futuro, arriverai pronto per quello che ti aspetta. In particolare, è importante che tu provi a buttare giù cosa succederebbe in base agli scenari possibili, che saranno almeno tre:

1. uno scenario standard, in cui tutto tornerà presto alla normalità di prima;
2. uno scenario intermedio, in cui ci sarà un rallentamento e una chiusura delle attività solo per alcuni mesi;
3. lo scenario più negativo, in cui la ripresa sarà molto lunga e dovrai fare un piano almeno a sei mesi.

Se ti prepari a tutti e tre gli scenari, quando riprenderanno le attività avrai subito sotto controllo le previsioni che avevi fatto e potrai agire subito.

Agisci ora

Anche se in questo momento sei fermo, puoi mettere comunque in piedi delle iniziative commerciali. Ecco cosa secondo noi puoi fare adesso:

1. Cerca di impostare una strategia, in cui farti le domande giuste e provare a lanciare anche nuove idee. Datti la possibilità di provare e poi testare.
   Chi vuoi raggiungere con il tuo messaggio e cosa vuoi dire, e, una volta lanciato il prodotto o il servizio, il messaggio è stato ascoltato? C’è ancora interesse da parte del tuo pubblico o devi inventare qualcos’altro?
2. Produci contenuti, non importa in quale formato. Ti abbiamo già raccontato come i video, e i video live, siano molto efficaci e utilizzati in questo periodo, ma se non te la senti di produrne, se per il tuo business non funzionano, prepara altri contenuti (articoli di blog, newsletter…). Ricorda che se usi bene il tuo tempo per prepararli adesso, potresti prepararti quasi tutto il calendario dell’anno!
3. Inizia a programmare le future interazioni con i tuoi clienti.
   Continua a dialogare con loro. Questo non è il momento abbandonarli. Fornisci contenuti di valore che valgano per il futuro e che mantengano i contatti con i clienti, ad esempio proponendo già nuove offerte ed erogando voucher o bonus che potranno usare quando riaprirà la tua attività.
4. Trasforma il tuo business dove riesci, e trasportalo il più possibile online, per snellire i processi e superare la chiusura. Se ne hai la possibilità, inizia a convertire le mansioni offline dei dipendenti nei loro corrispettivi online, e a far prendere loro dimestichezza con le nuove piattaforme.

Nelle live che abbiamo fatto durante le scorse settimane sulla nostra pagina Facebook in cui abbiamo parlato di questo argomento, abbiamo raccontato alcune case study.
Abbiamo parlato di pasticcerie, pizzerie al taglio, ma anche del settore dei viaggi e del turismo e persino delle Escape Room! Puoi riascoltare quando vuoi nella community di Imprenditori che cambiano.