Prepararsi agli ultimi mesi del 2020: pianificare con le To-Do List

Cosa significa per te il mese di settembre? È il momento dei buoni propositi e dei nuovi progetti o dell’ansia e della demotivazione?
Molti imprenditori in questo periodo sono spaventati dalle scadenze, sentono che la loro attività è disallineata rispetto agli obiettivi che si erano dati all’inizio dell’anno e non sanno come uscirne.
Con questo post vogliamo aiutarti a concludere in maniera efficiente il 2020, e a iniziare a pianificare il 2021.

Dieci punti per usare le To-Do List

Come spesso accade, le nostre riflessioni e consigli partono da un’esperienza diretta, da metodi che ormai abbiamo collaudato e trucchi del mestiere che condividiamo solo dopo averli testati.

Per rimanere focalizzate sui nostri obiettivi seguiamo il metodo che abbiamo imparato dal manuale To-Do List Formula, di Damon Zahariades, che può essere utile anche a te in questo periodo dell’anno, in cui non vuoi buttare via mesi importantissimi, e arrivare a dicembre senza aver concluso nulla.

A partire dal manuale di Zahariades, abbiamo messo in ordine dieci consigli per creare To-Do List efficienti e che ti aiutino a ricavare il meglio da questi ultimi mesi dell’anno. Insomma, abbiamo fatto una To-Do List per le To-Do List 😉

  1. Datti delle scadenze
    Ammettiamolo: tendiamo tutti a rimandare quello che non amiamo fare. Una To-Do list con scadenze precise serve a gestire correttamente le priorità: ogni attività deve avere una data d’inizio e una di fine.
  2. Isola le attività presenti da quelle future
    Anche questo ti aiuta a stabilire le priorità e le urgenze, senza perdere tempo in attività che puoi rimandare.
  3. Non fare liste infinite
    Liste troppo lunghe sono demotivanti e ti distraggono. Troppi punti nella stessa lista creano piani d’azione irrealizzabili e scoraggianti.
  4. Dividi attività brevi dai progetti
    Le azioni che puoi completare in pochi minuti sono diverse da progetti che necessitano di settimane di lavoro, e devono essere suddivisi in attività più piccole. Crea liste di attività che appartengono tutte allo stesso progetto.
  5. Spezza in task
    Attività troppo lunghe possono scoraggiarti e bloccarti, perciò dividile il più possibile. Una montagna si scala a piccole tappe, anche se a guardarla dal basso potrebbe sembrarti insormontabile.
  6. Fai una stima per ogni attività
    Se non hai tutte le informazioni che ti servono su una specifica attività, come puoi stimarne il valore, l’urgenza, e quanto tempo ti servirà per svolgerla?
  7. Elimina le attività non necessarie
    Anche questo serve a stabilire le priorità e a non perdere tempo in attività che non portano valore per la tua azienda.
  8. Dai a ogni attività un obiettivo
    Se non dai a ogni attività un obiettivo specifico, non puoi calcolare quanto tempo ti servirà a svolgerla. Ad esempio, “sviluppare un sito web” è un progetto, non un’attività, e deve essere suddiviso in più task, ognuna con un obiettivo specifico.
  9. Hai bisogno di lavorare con altri?
    È un’attività di tua competenza o serve l’aiuto di un team? È urgente ma tu non hai il tempo di farla e la puoi delegare? Puoi rimandarla per svolgerla insieme ai tuoi colleghi?
  10. Usa la regola del 3 + 2
    Per evitare di portare avanti azioni a bassa priorità (che di solito sono le più semplici e le meno noiose), puoi creare la tua lista seguendo la regola 3 + 2: tre task grandi, che chiedono almeno un paio d’ore per essere svolte, e 2 piccole, da 30 minuti o meno.

Ecco altri due articoli che ti possono tornare utili per pianificare il 2021:

matrice di eisenhower

Due idee extra per migliorare la pianificazione.

  • La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento con cui stabilire le attività da svolgere in base alla loro importanza e urgenza. È divisa in quattro quadranti: attività importanti e urgenti; importanti e non urgenti; non importanti e urgenti; non importanti e non urgenti. 

Prendi in carico le attività non importanti e non urgenti per ultime, e fai in modo che le cose importanti non diventino mai urgenti, perché vorrebbe dire che le hai affrontate troppo tardi.

  • Il metodo Getting things done

Quando devi focalizzarti su come raggiungere i tuoi obiettivi (e da settembre a fine anno è uno di quei momenti), può essere utile usare il metodo Getting Things Done, di David Allen, che si basa sul concetto di “portare fuori dalla tua testa” tutte le cose che devi fare nel momento stesso in cui ti vengono in mente. Cioè, in pratica, devi scrivere e annotare tutto, per svuotare la mente dal pensiero costante degli impegni che devi portare a termine.

Come misurare i risultati e un ultimo consiglio.

Ora che hai imparato il metodo, come fai a impostare le attività da qui alla fine dell’anno?

Guarda i numeri. Sono in linea con gli obiettivi che ti eri prefissato? E se non avevi impostato degli obiettivi, analizza i costi in funzione dei ricavi. Come si sono distribuiti i costi nel corso dell’anno? Quanto puoi fare ancora da qui a dicembre per portare a termine i tuoi obiettivi?

Una volta creato il tuo sistema, adatto al tuo modo di lavorare e al tuo carattere, è importante che tu sia costante: provare cose nuove è sempre utile, ma farlo non dovrebbe distoglierti dal mantenere efficiente il sistema che hai scelto.

E se hai bisogno di capire come fare queste analisi, possiamo darti una mano per iniziare a scrivere le To-Do list, rivederle di settimana in settimana, verificare se le priorità sono ancora valide, se devi inserire nuovi progetti, se altri sono correttamente divisi in task, se le scadenze sono attuali.
Contattaci per una sessione di business coaching.

Questi consigli sono tratti da una live che abbiamo fatto nella community Imprenditori che cambiano: Come prepararsi agli ultimi mesi dell’anno.

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