Imparare a gestire meglio il tempo

Quante volte hai desiderato che la tua giornata fosse di 36 ore per permetterti di fare tutto quello che avresti voluto? Sappi che, anche se così fosse, il tempo non ti basterebbe lo stesso.
Dire “non ho tempo” è la più grande scusa dei nostri giorni, perché in realtà hai a disposizione lo stesso tempo che hanno gli altri, ma è probabile che tu ne faccia un cattivo uso.

Per iniziare, guarda l’intervista a Chiara Battaglioni, Professional Organizer, che ci ha raccontato come usare meglio il nostro tempo.

Imparare a gestire il tempo

Ti immaginiamo trascorrere le giornate immerso tra tante attività per far funzionare la tua impresa: rispondere a decine di e-mail al giorno, gestire i collaboratori, parlare con i clienti e infine dedicare il poco tempo che ti rimane alla famiglia. Cerchi di fare del tuo meglio ed esserci per tutti, ma ti ritrovi a lasciare sempre indietro qualcosa per mancanza di tempo.
Gestire il tempo per non essere fagocitati dalla quotidianità della vita da imprenditore è difficile, ma non impossibile. La prima cosa che devi fare è fissarti dei paletti e accettare il fatto che il tempo non sia infinito.

Il tempo è ciò che più desideriamo, ma che, ahimè, peggio usiamo. (William Penn)

Imparare a gestire il tempo affinché sia davvero tu a scegliere e a decidere come usarlo è il più grande regalo che possa fare a te stesso. Esistono molti modi per farlo, ma oggi vogliamo darti la nostra tecnica sperimentata e affinata negli anni:

  • Elencare le attività suddividendole per categorie: lavoro, famiglia, tempo libero, riposo, crescita personale, vacanze;
  • Pianificare in agenda il tempo dedicato a ciascuna attività;
  • Distinguere tra attività importanti e urgenti.

Creare un piano per stabilire le priorità

La giornata non può allungarsi per miracolo solo schioccando le dita, e il segreto per farne buon uso è creare delle sane abitudini. Vediamo come sviscerare i punti che ti abbiamo suggerito prima.

Elenca le attività per categoria

Parti dal riposo di cui il tuo fisico e la tua mente hanno bisogno per ricaricarsi e rimanere concentrati durante la giornata. Non togliere ore al sonno per lavorare, a meno che non si tratti di qualcosa di urgente, senza che però diventi un’abitudine. Metti nella tua lista quelle attività che lasci sempre indietro, ad esempio la lettura di uno degli ultimi 10 libri che hai comprato, il giro in bici con tuo figlio o la mostra di fotografia con tua moglie.

Fondamentale è stabilire le priorità e decidere quanto tempo dedicare a ciascuna attività per avere una vita equilibrata che rispecchi i tuoi desideri e i tuoi valori.

Per organizzare al meglio la tua giornata, il modo più semplice è pianificare ogni giorno del tempo che dedicherai a te stesso, alla famiglia, alle amicizie e alle cose che danno un senso alla tua vita oltre il lavoro.

Metti in agenda le attività e assegna un colore ad ogni categoria. Assicurati di dedicare ogni giorno un po’ di tempo, anche pochi minuti, a leggere un libro, o in generale alle cose davvero importanti per te. Pianifica anche le vacanze con largo anticipo e blocca quei giorni nei quali non inserirai nessun altro impegno.

come gestire meglio il tempo

Come rispettare il piano di attività

Ora arriva la parte più difficile, cioè rispettare il piano.
Gli imprevisti ti travolgeranno, l’ufficio ti chiamerà a tutte le ore e ci sarà sempre un cliente con una richiesta dell’ultimo momento o una riunione straordinaria fissata proprio nella tua unica settimana di vacanza.

Qui è dove il tuo autocontrollo e la tua capacità di distinguere tra cose importanti e cose urgenti farà davvero la differenza.
Gli imprevisti esistono e i piani si possono rivedere, ma se i tuoi saltano di continuo, la pianificazione non ha senso e ti ritrovi di nuovo soffocato dalla routine.

Distinguere tra attività urgenti e attività importanti

Per distinguere tra le cose importanti e quelle urgenti devi fermarti a riflettere.
Alcune situazioni saranno importanti e urgenti e meritano la tua attenzione, altre invece saranno urgenti ma poco importanti e potrai delegarle, mentre quelle importanti e di valore per il tuo business necessitano della tua attenzione e dovrai programmarle con cura.
Nel caso di situazioni solo urgenti crea una rete di persone alle quali delegare. Anche se nessun collaboratore farà mai le cose come le fai tu, delegare è l’unica strada che hai per vivere la tua vita e non essere schiavo della tua azienda.

Come migliorare la concentrazione

Infine, l’efficienza della gestione del tempo è legata alla tua capacità di concentrazione. Quando ti dedichi a un’attività devi salvaguardare quel tempo ed evitare interruzioni e distrazioni.
Segnati questi trucchi che ti aiutano ad aumentare produttività ed efficienza:

  • Non farti interrompere sempre dai collaboratori, assegnando orari precisi durante la giornata in cui sei a disposizione per ascoltare le loro richieste;
  • Cancella le notifiche del tuo smartphone e i pop up del tuo PC;
  • Metti lo smartphone in modalità silenziosa quando lavori;
  • Non rispondere alle e-mail mentre stai lavorando a un progetto.

Se pensi di essere in grado di fare più cose contemporaneamente perché sei multitasking, devi sapere che sono rare le persone davvero in grado di lavorare in maniera efficiente in modalità multitasking. Nella maggior parte dei casi essere multitasking significa fare più cose il più velocemente possibile, ma non nel modo migliore e con la giusta attenzione.

L’ultimo consiglio? Impara a dire di no.

Se non impari a farlo non sarai più tu a scegliere per la tua vita, ma gli altri. Chiunque potrà manipolare il tuo tempo fissando al posto tuo le priorità e togliendo tempo per le cose davvero importanti della vita.

Ora vuoi sapere il motivo vero per cui la gestione del tempo è importante per un imprenditore?
Perché la vita è una sola; perché se non dedichi un po’ di tempo anche a te stesso non riuscirai a essere efficiente anche nel lavoro; perché se hai un lavoro organizzato, la tua produttività aumenterà in modo esponenziale; perché ritagliarsi dei momenti e focalizzarsi sulle attività importanti, porta a risultati tangibili.

Il tempo è come un fiocco di neve, scompare mentre cerchiamo di decidere che cosa farne. (Romano Battaglia)

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